在日常工作中， Excel 是处理数据的好帮手。在处理数据之前，需要先将数据录入工作表中。在录入数据时，一些特殊数据需要设置才能正确显示；而一些有规律的数据，可以通过填充来快速录入。上一文中我们探讨了诸如长数字串（如身份证号、手机号）的文本录入显示、长串固定文本的快速录入等，本次课我们将继续探讨一些数据录入的技巧，让你在录入数据时更加得心应手（注：文中涉及姓名、身份证号、手机号、住址等信息均为虚拟信息）。

在工作簿中输入数据时，可以通过填充的方法快速输入有规律的数据，并且还能通过Excel的快速填充功能批量提取、添加和合并数据。下面我们来探索一下快速填充数据的一些技巧。

一、使用填充功能快速输入相同数据

在输入工作表数据时，可以使用Excel的填充功能在表格中快速向上、向下、向左或向右填充相同的数据。填充相同的数据方法如下（如下图示）：

在“员工工龄工资”表中，D列中D10单元格到D21单元格都填写“销售代表”，首先在D10单元格中输入“销售代表”，然后选中该单元格，鼠标指向该单元格下的下方块（填充柄），当鼠标指针变成黑色十字时，按住鼠标左键不放，然后向下拖动鼠标至D12单元格，如下图示：

放开鼠标，即可为D11:D21单元格区域填充与D10单元格相同的内容，如下图所示：

二、使用利用填充功能快速输入序列数据

利用填充功能填充数据时，还可以填充等差序列、等比序列等有序的数据，例如，在一列单元格中输入1、3、9、27、…这样的等比序列，操作步骤如下：①在第1个单元格中输入1，选中要填充的单元格；②在【开始】选项卡的编辑组中选择【填充】下拉按钮；③在弹出的下拉列表框中选择【序列】命令，如下图示：

然后，在弹出的对话框中设置：序列产生在【列】，类型为【等比数列】，步长值为3,如下图示：

然后单击“确定”按钮，即可看到填充后的效果，如下图所示：

还有一种方式是通过拖动鼠标来实现填充序列数据，操作方法为：在单元格中依次输入序列的两个数字，并选中这两个单元格，将鼠标指针指向第2个单元格的右下角填充柄，当鼠标指针变为黑色十字时按住鼠标右键不放并向下拖动，当拖动到目标单元格后放开鼠标，在系统自动弹出的快捷菜单中单击【等比数列】命令，即可填充相应的等比序列数据，如下图示：

注：当鼠标指针呈黑色十字星时，按住鼠标左键向下拖动时，可以直接填充等差序列。

三、自定义填充序列

在编辑工作表数据时，经常需要填充序列数据。Excel提供了一些内置序列，用户可以直接使用。对于需经常使用而内置序列中没有的数据序列，则可以自定义数据序列，以后便可以填充自定义的序列，从而加快数据输入的速度了。

例如：要自定义【行政部、人力资源部、财务部、销售部】这样的序列，具体的操作方法如下：

点击【文件】选项卡下的【选项】命令，打开【Excel选项】对话框，单击【高级】选项的【常规】栏中的【编辑自定义列表】按钮，如下图示：

在弹出的对话框中，在【输入序列】栏中输入自定义序列的内容；然后单击【添加】按钮，将输入的数据序列添加到左侧的【自定义序列】列表框中，单击【确定】按钮退出，如下图示：

经过上述操作后，在单元格中输入自定义序列的第一个内容，再利用填充功能拖动鼠标，即可自动填充自定义的序列，如下图所示：

四、自动填充日期值

在编辑记账表格、销售统计等类型的工作表时，经常需要输入连贯的日期值，除了使用手动输入外，还可以通过填充功能快速输入，以提高工作效率。如果要自动填充日期值，具体操作方法如下：

（1）在单元格中输入起始日期，并向下填充到A14单元格；（2）单击【自动填充选项】按钮；（3）在弹出的快捷菜单中选择填充选项，如选择【以月填充】选项（如下图示）。

即可按月填充序列，如下图所示：

五、使用快速填充功能批量提取数据

Excel的快速填充功能可以根据当前输入的一组或多组数据，参考前一列或后一列中的数据智能识别数据的规律，然后按照规律进行数据填充，通过该功能可以快速从字符串中提取需要的字符。

例如：要从员工身份证号中取出出生年月，具体操作如下：

如下图所示：员工信息表中包含【身份证号】信息，在E2单元格中输入D2单元格中的日期（19891025），然后向下填充到E16单元格，单击自动填充选项按钮，在弹出的快捷菜单中选择【快速填充】命令，如下图所示：

Excel即可根据E2单元格的填充规律快速填充数据，如下图所示：

另外：利用快速填充功能提取出来的是纯字符格式的数字，要想将数字转换成便于阅读的日期数据，则可以通过分列功能来实现。（1）选择E2:E16单元格区域；（2）单击【数据】选项卡【数据工具】组的【分列】按钮，如下图所示：

在打开的对话框中继续单击【下一步】按钮，打开【文本分列向导-第3步，共3步】对话框，在【列数据格式】栏中选中【日期】单选按钮，其他设置保持默认设置，单击【完成】按钮，如下图所示：

Excel即可将选择的单元格区域中的数据分列成日期格式了，如下图所示：

六、使用快速填充功能批量合并数据

如果需要将多个相邻的单元格中的数据组成一组字符串，也可以通过快捷填充功能来实现。

如下图所示，可以通过快速填充功能将省、市、区列的数据合并到一列中，具体操作方法如下：

在J2单元格中输入G2:I2三个单元格中的数据【湖南省长沙市天心区】，选择J2:J9单元格区域，如下图所示：

然后，按【Ctrl+E】组合键，即可自动识别填充规律快速填充所在地地址，如下图所示：

七、使用快速填充功能批量添加数据

当需要向字符串添加某个字符时，如为员工编号添加公司代码、为电话号码添加分隔符“-”、为日期添加斜杠“/”等，手动添加效率会很低，而且容易出错，但利用快速填充功能，则可自动根据输入的数据特点，识别用户的填充意图，快速填充需要的数据。

具体的操作步骤如下：

如下图所示，在H2单元格中输入要填充的数据【123-4567-8910】，然后选中H2:H9区域的单元格。

按【Ctrl+E】组合键，系统即可自动识别填充规律并快速填充数据，如下图所示。

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