手把手教你开店,以药店为例,一份5000字的全面实体店管理章程

信息公布的小酒窝 2024-11-02 18:17:10

前要:撰写时间为2020年3月,本人在一家私营药店工作期间,药店经营品种繁多,流程细琐,竞争激烈,检查频繁,是很考验管理水平的行业,投资者和经营者不可不察。

当时还要克服不熟悉新行业,疫情突发,人员流失,亏损严重等诸多不利条件,苦心孤诣半年多,总算逐步将店铺带到正规,个中苦辣,惟余自知。

虽然是药店,但对大多数的线下实体店也适用,分享出来,希望对大家有所借鉴,文中表格均为自制,图片来源则为网络。发表时略有删改,是为记。

一章程制定目的

明确药店工作人员权责,规范运营流程,提高工作效率,提升管理水平,做到有章可依,有章必依,最终以市场为导向,尽快实现药店各项工作走向正规有序,从而提高盈利水平,为以后新开连锁分店提供确实有效的参考依据。

二章程制定与实施程序

1章程推进负责人写成【意见稿】,总经理审批并提出增改意见,开始形成初稿。

2员工大会上公布并有一定的公示期,专业版块的可召集相关人员单独讨论,酌情参考员工建议,形成二稿【成文文本】并开始落实实施。

3章程初步实施中会有一段时间的监督期,公司各岗位工作人员必须严格按照已拟定好的章程进行业务对接,下一阶段的对上一阶段的进行监督,项目或部门负责人对负责区域进行监督,确保章程落实连贯有效。

4没有按规定走完程序的又影响到工作进度的,要追究到相关人员的责任。除非与实际操作有重大冲突导致章程不能履行,并提交总经理审核批准的,原则上不得变更章程程序处理工作。

5员工在实际操作中对章程有完善或者修改建议的,可通过【合理化建议】的形式提交给上级,经相关部门负责人或凌总批准,并在成文文本中修改的,员工才可按照修改后的章程履行工作程序。

三爱多康业务架构图

1爱多康药店目前的业务模块大致如上图,实行【店长负责制】,店长对店内一切的经营活动拥有自主处理权利,同时也必须落实总经理规定的各项指标和工作计划。

2采购、库存、店面管理等明确属于药店日常行政管理的,店长负全责,销售和财务板块,店长和总经理或总经理委派的负责人,共同监督实施。

3质量管理和人事管理板块,视药店的运营情况,以后逐步添加并确定相关的负责人。

四章程细则(进、销、存、财务、人事)

细则主要包含如下板块,可一一去找对应:

采购制度(补货、新品登记与试样、供应商管控、采购平台管控)

收货、新品命名、定价、陈列、入库管控

出库、交班、现金管控

库存管控(出库、差异处理、盘点、校对)

效期管控与滞销管控

销售管控(产品分类、毛利管控、产品专业知识与销售技巧)

财务管控(收入、支出、对账、应付账款管理、利润报表)

人事管控(应聘、分工、工资、社保、提成、排班考勤、绩效管理)

卫生、拍照、复印、后勤管理

档案管理(单据、发票、供应商档案表分类与编码)

1采购管理

(1)已有产品备货

图表 采购①爱多康一般采购流程图

图表 采购②爱多康采购计划表

图表 采购③爱多康供应商评估表

图表 采购④爱多康供应商信息登记表(档案管理)

店面之前已有货品缺货的,或者属于常用常销药品的,经受住市场检验的,要保证不能断货,总经理可进行抽查,店长或店员要对该药的销量纪录和库存情况进行说明,销量纪录良好而又处于缺货状态的,要追究相关责任。

具体采购流程细节如下:

收到门店软件系统的备货预警提醒或店员的反馈。

(二)店长调查库存,汇总采购需求,采购数量。

(三)采购员询价比价,编制采购预算,列出《爱多康采购计划表》。

(四)店长,总经理审批《采购计划表》。

(五)采购员执行采购计划,将采购计划附件移交质管,仓储.

(六)质管,仓储收货,验收员签字。

(七)打单员按验收员实际核准的单据录入系统,将入库单、送货单移交给财务。

(八)财务根据入库单、送货单对账,采购复核,经理审批,财务结算。

大致如下图所示:

图表 采购①爱多康一般采购流程图

图表 采购②爱多康采购计划表

(2)新品备货

新品备货的主要依据有哪些?

店面目前的所有商品种950多种,而且根据还周围药店的规模、种类对比,客户比较多买不到货的情况来看,药品种类最起码先要丰富到1500-2000之间(网络数据通常连锁药店药品种类在2000以上)。

最关键的是橱窗现在还存在空格的情况,这在连锁药店是绝对不可以的,不仅意味着巨大资源浪费,同时对于买不到药品,还看到你有大量空余的位置的客户来说,意味着不专业。据我在销售领域的认识,一个顾客到店里来,如果超过三次都没有他想要的商品,不管你的店面位置有多好,他应该都不会再光顾了,何况周围都是药店。

可以组织一篇更深入些的调研(相对第一篇主要针对周围药店外部环境的调研),调查周围药店的药品种类、特色药品、定价策略、日流量、顾客最常买的药品等,这些都是可以调查出来的,方便查漏补缺,总的目标就是别人都有的我们肯定有(意味着市场大),别人没有的我们争取有(意味着市场空白,还意味着差异化经营)。

紧跟时令的一些促卖活动,比如疫情来了口罩酒精,流感爆发推荐感冒药,夏天推荐消炎去火药,冬天推荐一些进补药,特别是一些先预防的药品,这些都可以联系具体的促销方案来做,或者做一些药品搭配简易推荐药方,从而购买相对应的药品组合。

要考虑到可能的销量,以及宣传策略,从某一点说,店里当然希望走出自己的特色,发展更多人无我有的产品,这种新品如果推广好了,可能就会成为一个独特的卖点,还要考虑平时的记录情况,如果刚好是客人问的比较多的,更要积极备货。

(五)供应商推荐、网络信息资源和展会信息等。

如何筛选供应商?

主要原则:价格实惠、质量安全、发货稳定及时、有对应的产品知识培训及促销活动、结款条件、名气、是否厂家源头供货、资质审查等。

图表 采购③爱多康供应商评估表

【营业执照】【生产或经营许可证】【GMP或GSP证书】【药品注册证】【进口药品、医药产品注册证】或【进口药材批件】

搜集内容:名称、主要业务范围、主推产品、联系人、联系电话、网站

档案内容:产品手册、名片

图表 采购④爱多康供应商信息登记表(档案管理)

(3)进货产品知识培训

进货是进行产品知识培训的最好时机,每进一批货品,采购人要和供应商商量好,确定好产品推介时间,使得店长和店员要对店里的每一件货品的功能、价格、禁忌等尤其是器械类产品,要知晓基本的操作步骤和保养知识,以便向客人演示。

同时对于供应商同类产品的不同价位、型号的产品能拿货的情况,也要有一个大概的了解,我们不仅仅是卖店里的产品,店里面积有限,陈列的产品只是起一个展示作用。

经理或其他管理人员不定期就店里或市面上的某一项产品进行抽查,总之,问到任何一个药品,要知道他的状态,店里有没有这个货?

有的话,有多少?走的是哪套流程?(系统还是系统外)是否在店里摆放在合理的位置?好不好卖?以往的销售记录如何?定价科学否?是属于什么定位的产品?主要成分和主要疗效是什么?如果是器械的话还要知道怎么使用?有相关的促销措施没有?该药目前主要是哪个供应商,或者几个供应商?货款支付情况如何(当然是联系供应商和货单来讲)?备货退货情况?

没有的话?有没有必要做?目前在市场上(或者其他店)的市场接受程度如何?有没有潜在的供应商?大概市场会给出什么反馈?

(4)产品销售计划

无论是店长还是其他人确定订货单的,还必须附带一个预期市场反馈预测,或者达到你的市场预期,你还预备了哪些相关措施,对于较大金额货物出现较严重滞销情况的,要查明原因,甚至追究责任。

2库存管理

收货程序

订单下达后及时跟进,确保按时收货,收货时检验数量、破损、过期等,更重要保证物单相符,发票是否完整,药品是否有分批到达,有不符的,及时跟供应商沟通,还解决不了的,及时跟老板报备。验收员工确认实物数量后签字。

入库(系统)

入库严格按照供应商出货单来入系统,名称最好不要更改,同种药物名称的,在后面加上()注明生产厂家来区分,数量、金额、生产日期、生产批号、供应商名称等要保证极低的容错率,这个具体等核对入库时来对。

一张单据,以供应商的出货单为准,系统上要求也按供应商出货单的顺序,也就是说供应商一张单,系统也是那一张单,顺序也要上,这样才能提高核对入库和核账的效率,入库完成一张的,左上角用订书机订一次,同一个供应商同一月份的按时间先后顺序放在一起,用夹子夹好,应付账款单放在首页,这样分类装订清楚以后,以后对账和核对入库可以一起做,两个都没问题,可以移交给财务,以便与供应商约定的付款方式安排付款程序,或者开始库存盘点。

对于不走系统入库的产品,比如广告药品,或者医院便利店药品,注明上月结余、本月入货、本月卖出、赠送数量、库存结余、销售总额,用另外的本子单独记账,下月初(1-3日)提交上月的给财务。

『药店货品系统命名规范』

『进货单入库撰写规范』

入库审核方案:

1供应商处已经订货的,要及时跟进到货情况,到货后仔细核对数量,确保货证相符,有破损、缺失的及时联系供应商更换。

2入库按照货品命名规则,入库单据最好按照供应商出货单顺序填写,以方便财务入库核对,同时将相关出货单、发票保管好。

3入库单据财务半月核销一次,核对好的单独整理成册做好标记,有不符合的当场解决,入库输入混乱、单次审核出现3次及以上纰漏的,会记录在案,并要求提出相应的整改措施。

上架陈列

GSP硬性要求:

1分区陈列要求:

A药品与非药品、医疗器械分区陈列,并悬挂分区牌,经营中药饮品的门店还

应悬挂中药饮片区标示牌;

B处方与非处方药分柜陈列(存在双跨品种的药品必须在处方药区和非处方药

区分别陈列,不可混放在一起陈列)

C内用药与外用药分柜陈列;

D性质互相影响、易串味的药品应分柜存放,且在易串味专柜内严格按照处方

药与非处方药分层陈列,内用药与外用药分层陈列,标志应明显、清晰。

2产品按先产先出,近效期先出原则陈列。上货前,应查看货架上商品效期、批次,与准备上架的商品效期、批次对比,按先产先出的原则排列。

3拆零药品的陈列

拆零药品---指最小包装单元不能完全包含药品名称、规格、用法、用量、有效期的,缺少一项则视为拆零药品;

拆零专柜应配备齐全拆零工具:托盘、剪刀、镊子、药匙、一次性手套、消毒棉球、拆零药袋;

4陈列药品应避免阳光直射,必须配备避光或遮光设施,需避光、密闭存储  的药品不应陈列;

5处方药品不得以开架自选方式陈列

6危险药品不得陈列,如需陈列,只能陈列空包装。

7经营需冷藏药品的门店,应配备相应的冷藏设施,并且必须将其置于营业 场所内,将需冷藏药品放置其中。

销售陈列原则:

1清洁原则

2整齐原则

3醒目原则

盘点

图表 库存①爱多康月盘存报表

库存管理:

1库存盘点报表

2滞销货品处理方案

3即将过期产品处理方案

4盘点程序

图表 库存①爱多康月盘存报表

3店面管理

(1)6S管理与质量管理

1 6S管理

1)每天下班前由下午值班同事扫地拖地,店铺前面位置至少3天清洁一次,货柜台及公司办公桌椅至少5天擦拭一次。

店面内部及店门前区域(包括垃圾桶周围)有明显杂物的要及时清理,尤其是因店面用药死掉的蟑螂、苍蝇或其他昆虫。

卫生管理情况以结果为导向,时时要保证店面及店门前区域的整洁,随脏随打扫,所陈列商品应无积尘。员工个人物品及电动车也要在指定区域摆放整齐。

药店卫生的重要性不言而喻,员工自身要具备强烈的卫生意识,由凌总和店长不定期抽查,一周超过一次,一月超过三次提醒的,会追究到相应值班人员的责任。

现金管理

现金:交接、提现、零钱备用制度

(3)增值设备管理(设备维护报修)

打印、复印服务:复印也可以做,不局限打印,每次报销打印纸费用时必须说明上一批打印复印收入有多少?

照相机服务:老年人没有微信不能使用?付现金店员怕承担责任?照相业务每天次数统计

公司任何设备出现故障或安全隐患的,要及时报修。

各主要设备维修联系人及店面对应负责人:(因为值班是错开的,最好有一个集中联系方式,这样大家都方面联系,以便及时处理)空调:

打印机:

照相设备:

电脑及公司软件系统:

(4)交班管理

(5)药监部门检查管理

(6)档案印章管理

(7)店长、店员职责

附录:爱多康员工日常工作流程

4销售管理

定价策略

销售技能培训

图表 销售①爱多康药店销售培训PPT

业务员提成制度

会员、促销活动管理

医药处方药品

广告药品

市场分析及销售总结

图表 销售②爱多康月销售报表

图表 销售③爱多康经营状况分析

附录:爱多康员工销售及结算流程

爱多康市场环境分析报告

5财务管理

行政费用报销

图表 财务①爱多康付款申请单

薪资发放制度

图表 财务②爱多康月排班考勤表

图表 财务③爱多康绩效考核及月工资结算表

应付账款管理

图表 财务④供应商应付明细表

入账凭证管理

附录:爱多康支出管理一般流程

6人事后勤管理(备用)

(1)招聘程序

图表 人事①爱多康员工应聘登记表

图表 人事②爱多康员工应聘笔试题

会议章程

图表 人事③爱多康会议通知单

图表 人事④爱多康会议记录单

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