资产管理关键要素与系统选择

一、界定资产管理核心要素

1. 明确管理维度

资产性质：首要区分资产管理的重心是实物位置追踪、实物价值评估，还是两者兼顾。

管理流程：关注点是业务流程的标准化与监控，还是实物从采购到报废的全程流转管理。

管理粒度：决策在于是否实施精细到每一件实物的单一性管理，还是基于类别或数量的批量管理。

2. 确立管理者角色与职责

财务主导：财务部门负责资产的价值核算、折旧计提及与财务审计的对接。

综合协调主导：综合管理部门（如行政部、资产管理部）承担资产的实物管理、分配、维护与调配。

技术部门主导：技术人员专注于特定技术资产的维护、评估及技术支持，以及IT设备的日常管理。

3. 设定管理目标

合规审计：确保所有资产满足财务审计要求，实施定期盘点，保持账实一致。

责任清晰：针对资产冗杂问题，实施责任到人制度，提升管理效率与责任感。

流程规范：建立健全资产管理制度，涵盖采购、使用、维护、报废等全流程，确保资产有效利用。

二、资产管理系统的选择

现有系统概述

OA系统：资产管理作为流程的附属数据管理，适用于日常基本管理。但在组织架构调整、资产赋码标识、盘点等方面功能不足，需较大定制开发。优势在于审批流程强大、人员数据全面、提醒友好；缺点在于难以满足复杂资产管理逻辑闭环，数据异常或丢失风险较高。

财务系统：资产管理多为财务卡片建账前的步骤，侧重于成本中心划分，但人员信息维护不足，易导致责任不清和变更滞后。同时，存在从账到实物追溯的短板。

专业资产管理系统的必要性

对于简单的资产管理需求，企业现有的OA、财务系统已可基本满足。

若需实现更复杂、全生命周期的资产管理，则需选择专业的资产管理系统。市场上存在众多基于本地化和SAAS的固定资产管理系统（如首码RFID资产管理系统），覆盖固定资产、低值耐用品的全生命周期管理及易耗品的数量管理。