有些公司在员工入职时会要求员工将其个人档案转移到公司，由公司保管。在员工离职时再转移到员工新单位或集中存放档案的人才服务中心。但是在员工离职时公司往往因各种原因不能将员工的档案及时转出，那如果员工因此而不能办理入职或是退休手续等，所造成的损失，公司需要赔偿吗？

经典案例

2001年1月，甲至A公司处工作。2014年1月，甲向A公司提出辞职，甲在A公司工作期间，A公司一直为甲缴纳社会保险，直至甲2014年1月离职。甲离职后，A公司未给甲办理档案转移手续，甲的档案一直在A公司处保存。

2017年6月28日，甲达到退休年龄可以办理退休，于是要求A公司办理档案转移手续，并办理退休手续。但A公司却认为，根据人事档案管理办法规定调档必须向公司出具调档函，公司才能为其办理人事档案交接，而甲无调档函所以公司无法给其办理调档手续。双方协商无果，甲提起仲裁要求A公司赔偿其无法领取养老金的损失。但仲裁委未受理甲的申请，甲又提起诉讼。

法院认为，员工离职后公司应在十五日内为员工办理社保转移手续，但是A公司未及时为甲办理，导致甲不能享受退休待遇，A公司应予以赔偿；对于A公司所称需要调档函才能调档的说法无法律依据。A公司应向甲支付退休待遇损失134820元。

风险提示

法律规定，公司应当在解除或者终止劳动合同十五日内，为员工办理档案关系转移手续。可见，劳动关系解除后为员工办理档案关系转移手续是公司的法定义务，无需所谓调档函。如公司未能在法律规定的时间内为员工办理档案转移手续，给员工造成损失的，公司需要赔偿员工全部损失。

公司治理建议

公司应如何避免员工离职时未及时办理相应手续，而给公司带来赔偿的风险呢？我们建议：

1、梳理制定员工离职流程规范

员工离职属于公司人事部门重要的工作内容，公司人事部门梳理本公司的离职流程规范。如区分员工主动离职以及公司辞退离职等不同情形，在员工离职时，首先要提交离职申请单，进行工作及物品交接，财务核算，行政IT账户交还，签署离职协议，开具离职证明，办理社保转出等程序，并将标准流程向员工予以公示，要求员工按照流程办理离职事宜，也要求人事部门严格遵守为员工办理手续。

2、公司应及时出具离职证明办理档案关系转移

员工办理离职手续，并完成工作交接后，根据法律规定，公司应当在解除或终止劳动合同时出具解除或终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社保关系转移手续。另外，如果员工在入职时向公司提交了执业证书等材料的，在员工离职时也要及时返还或者协助员工转出。如本案中，甲离职后，A公司应在法律规定的期间办理档案转移。

3、未办理档案转移的及时办理

公司未及时给员工办理档案转移的，当员工要求公司办理时，公司应当及时给员工办理。如公司未给员工办理档案转移造成员工无法入职新公司，使得员工在此期间无收入来源；或是如本案中甲无法享受退休待遇，那么公司就需要赔偿员工的损失。所以，公司要及时为员工办理档案转移。【劳动法研309】

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作者介绍

李 慧

股权高级合伙人

北京盈科（上海）律师事务所

盈科管理委员会 委员

盈科业务指导委员会 副主任

上市公司商学院《法律风险》主讲导师

工信部中小企业志愿服务专家律师

中级并购交易师、碳排放交易师、上市公司独立董事资格、上市公司董事会秘书资格

业务领域：公司设立与投资、公司合规体系建设、股权激励、股权架构设计、并购与重组、破产清算、商事诉讼等法律事务。

李慧律师，专注于企业法律顾问服务，长期致力于公司法与合规研究，熟悉公司治理结构、内部运营和HR管理事务。

担任多家教育培训业、口腔医疗业、物流业、制造业、传媒业、租赁服务业、住宿餐饮业、软件与信息技术业、珠宝首饰业……等行业企业常年法律顾问。