每个企业都有很多证件，营业执照、行业资质、准入资格、专利证等，这些证照直接反映的是企业的硬实力，但如果没有设置专人管理，经常会出现年审逾期，资质过期，找不到原件等令人尴尬的事情，严重时可能会直接影响到企业的正常经营。

正规企业中一般都会将证照管理划分到行政文员的岗位职责中，在日常工作中就要选择专门的梯柜存放证照，定期核对各种证照的日期，做好证照出借审批登记，逾期追讨等措施，避免发生遗失。

相比证照管理，印章管理也作为行政文员的重点工作，基础印章一般有三种：企业公章、法人章、财务章，另外根据公司大小和业务需要，可能还有合同专用章、发票专用章等。

印章管理同样需要选择专门的箱柜存放，没有按照权限审批，印章保存人不能随意用印盖章。

证照和印章的管理看起来是比较简单的，管理员在实际操作中要注意一定要有原则，不能随意出借原件和盖章。同时，企业为了规避如私签合同、私盖公章等现象的发生，可以提前制定印章、证照管理制度。在制度中明文规定，未经用章审批的用印及盖章，公司不予认可，可以在一定程度上规避印章风险。

在管理和审批上，可以借助企业微信、钉钉或者内部OA，让审批流程电子化，就能极大的加快审批流程。