在日常工作中， Excel 是处理数据的好帮手。在处理数据之前，需要先将数据录入工作表中。在录入数据时，一些特殊数据需要设置才能正确显示；而一些有规律的数据，可以通过填充来快速录入。本次课我们将学习了解一些数据录入的技巧，让你在录入数据时更加得心应手。

诸如：

（1）在单元格中录入长数据时，超过11位的数据会以科学计数法显示，如果要录入的是身份证号码或手机号码，应该怎样录入?

（2）在录入编号时，编号前有一长串固定的英文字母，你知道怎样快速录入吗?

（3）在录入有规律的数据时，你知道怎样使用填充功能快速录入吗?

（4）在其他软件中录入了数据，现在需要将这些数据录入Excel 工作表中，是重新录入还是直接导入呢?

希望通过本次内容的学习，能帮助你解决以上问题，并学会 Excel 更多的录入技巧。（注：文中涉及姓名、身份证号、手机号、住址等信息均为虚拟信息，由电脑程序生成）

在Excel工作簿中输入数据时，对于一些非常规数据的输入方法可能有些不同。例如，输入身份证号码、以0开头的编号等。

1、输入身份证号码

在单元格中输入超过11位的数字时，Excel会自动使用科学计数法来显示该数字。例如，在单元格中输入了数字123456789101，则会显示成1.23457E+11。如果要在单元格中输入18位的身份证号，可以有二种方法来实现。

一是将所要输入的单元格区域的数字格式设置为文本，方法是：选中要输入身份证号码的单元格区域；然后在【开始】选项卡的【数字】组【数字格式】下拉列表中选择【文本】选项，如下图所示。操作完成后即可在单元格中输入身份证号码了。

输入后的效果如下图所示。

第二种方法是在单元格中先输入一个英文状态下的单引号，然后在单引号后边输入数字。

2、输入以0开头的数字编号

默认情况下，在单元格中输入以0开头的数字时，Excel会将其识别为纯数字，从而直接省略0.如果要在单元格中输入以0开头的数字，既可以通过设置文本格式的方式实现（方法同上1），也可通过自定义数据格式方式实现。

选中要输入“0”开头数字的单元格区域è右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】è在【设置单元格格式】对话框中（如下图示）选择【数字】选项卡下的【自定义】，然后在【类型】输入框中输入0000，最后点击【确定】按钮即可。

返回工作表，直接输入1、2、…，Excel将会自动在数字前面添加0，如下图所示。

3、巧妙输入位数较多的员工编号

用户在编辑工作表的时候，经常会输入位数较多的员工编号、学号、证书编号，如“JDB2014001、JDB2014002、…”。此时发现编号的部分字符是相同的，若重复录入会非常烦琐，且易出错，可以通过自定义数据格式快速输入。

解决方法：

例如，要输入员工编号 “JDB2018001”，具体操作方法如下。

①选中要输入员工编号的单元格区域，打开【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【自定义】选项；

②在右侧【类型】文本框中输入"JDB2018"000 ("JDB2018"是重复固定不变的内容)

③单击【确定】按钮，如下图所示。

返回工作表，在单元格区域中输入编号后的序号，如“1、2、…”，然后按【Enter】键确认，即可显示完整的编号，如下图所示。

4、快速输入部分重复的内容

当要在工作中输入大量含部分重复内容的数据时，通过自定义数据格式的方法输入，可大大提高输入速度。

例如：要输入“销售一部、销售二部、…”之类的数据，具体的操作方法如下：

①选中要输入数据的单元格区域，右击鼠标在快捷菜单中选择【设置单元格格式】，打开【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【自定义】选项；

②在右侧【类型】文本框中输入【销售@部】；

③单击【确定】按钮，如下图所示：

返回工作表，只需在单元格中直接输入“一、二、…”，即可自动输入重复的内容，如下图所示：

5、快速输入大写汉字数字

在编辑工作表时，有时还会输入大写的汉字数字，对于少量的大写汉字数字数字，按时常规的方法直接输入即可，而对于大量的大写汉字数字，为了提高输入速度，可以先进行格式设置再输入，或者输入小写数字后再设置格式进行转换。

如下图所示，有一份【备用金回拨单】，其中的金额部分数据要求大写形式填写：

操作方法：①选择要转换成大写汉字数字的单元格C3:C6区域，打开【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡的【分类】列表框中选择【特殊】选项；②在右侧【类型】列表框中选择【中文大写数字】选项；③单击【确定】按钮，如下图所示：

6、对手机号码进行分段显示

手机号码一般都是由11位数字组成。为了增强手机号码的易读性，可以将其设置为分段显示。例如，要将手机号码按照3、4、4的位数进行分段显示，具体操作方法如下：

①选中要设置分段显示的单元格区域；右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，然后在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”选项；②在右侧“类型”文本框中输入“000-0000-0000”；③单击“确定”按钮，如下图所示：

返回工作表，即可看到手机号码自动分段显示，如下图所示

7、利用记忆功能快速输入数据

在单元格中输入数据时时，灵活运用Excel的记忆功能，可快速输入与当前列其他单元格相同的数据，从而提高输入效率。

如果要利用记忆功能输入数据，具体的操作方法如下：选中要输入与当前列其他单元格相同数据的单元格，按“Alt+↓”组合键，在弹出的下拉列表中将显示当前列的所有数据，此时可以选择需要录入的数据，如下图所示：

选择相应的项，即可自动输入所选数据。

8、快速输入系统日期和系统时间

在编辑销售订单类的工作表时，通常需要输入当时的系统日期和系统时间，除了常规的手动输入处处，还可以通过快捷键快速输入，具体操作方法如下：

①选中要输入系统日期的单元格，按“Ctrl+;”组合键，即可快速输入当前日期；

②选中要输入当前系统时间的单元格，按“Ctrl+Shift+;”组合键，即可快速输入当前系统时间，如下图所示。

9、在多个单元格中快速输入相同的数据

在输入数据时，有时需要在一些单元格中输入相同的数据，如果逐个输入，非常费时。为了提高输入速度，我们可以按以下方法在多个单元格中快速输入相同相同数据。例如要在多个单元格中输入1,首先选中要输入数据的单元格（可以按住Ctrl键，然后鼠标点击不同的单元格，可以同时选中多个单元格），然后输入1，则刚才选中的单元格中输入了相同内容。

10、在多张工作表中同时输入相同数据

在Excel中还可以在多张工作表中同时输入相同的数据。

例如：要在当前工作簿的“2月”、“三月”、“四月”等3张工作表中同时输入相同的信息，可以这样操作：按住Ctrl键，然后依次单击这3张表的标签，然后在“2月”这张工作表中输入相关的数据，如下图所示：

完成内容输入后，右击任意工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消组合工作表”命令，即可看到刚才选中的工作表中输入了相同的内容。

在Excel中快速录入数据还有诸如“快速填充数据”、“导入外部数据”等方法，限于篇幅，这些方法我们放到下一文中讲解，敬请关注！

我是鉴水鱼老师，关注我，持续分享更多Excel技巧。