在职场中，总会不时通过Excel表来收集数据，譬如：让员工填写手机号、身份证号，甚至是出生年月、性别等信息，然而，你收集到的数据总是错误百出，什么手机号少几位、身份证号不全、甚至连自己的性别都填错，咋办？
其实，我们完全可以利用Excel的数据验证功能来限制单元格或单元格区域中输入的数据内容，提高数据输入的准确性。下面是一些数据验证设置的常见问题，你是否会处理或已掌握？
怎么设置可以在输入重复数据时进行提示？
如果在输入日期时，只想在表格中输入某个时间段内的日期，应该怎么进行限制？
有没有什么方法，可以在输入错误数据时进行提示呢？
单元格内数据不让手工输入，而是通过菜单选择，这个菜单怎么做？
制作需要他人填写的表格时，为了防止填写错误，能否限制表格的输入内容？
在制作需要他人填写的表格时，怎么样在单元格中设置录入的提示信息？
……诸如此类的问题，通过本文的学习，希望能帮到你，并学会Excel更多的数据验证设置技巧。
那咱们现在就开始，OK！
数据验证功能用来验证用户输入单元格中的数据是否有效，以及限制输入数据的类型或范围等，从而减少输入错误，提高工作效率。
一、选择单元格时显示数据输入提示
编辑工作表数据时，可以为单元格设置输入提示信息，以便提醒用户应该在单元格中输入的内容，具体操作方法示例如下，见下图：
（1）选择要设置数据验证的B列（也可以是B3:B15）单元格区域；
（2）单击【数据】选项卡【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如下图所示：
（3）在弹出的【数据验证】对话框中，选择【输入信息】选项卡；
（4）在【标题】文本框中输入提示标题；在【输入信息】列表框中输入提示信息；
（5）单击【确定】按钮返回工作表（如下图所示）
当光标位于B列时，都会出现提示信息，如下图所示。
二、制作单元格输入序列
通过设置下拉列表，可以在输入数据时选择设置好的单元格内容，提高工作效率。具体操作方法如下：
（1）选择要设置内容限制的单元格区域；
（2）单击【数据】选项卡【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如下图所示：
（3）打开【数据验证】对话框，在【设置】选项卡【允许】下拉列表中选择【序列】选项；
（4）在【来源】文本框中输入以英文逗号分隔的序列内容；
（5）单击【确定】按钮，完成设置。如下图所示：
注：在设置下拉列表时，在【数据验证】对话框的【设置】选项卡中，一定要确保【提供下拉箭头】复选框为选中状态（默认是选中状态）；否则选择设置了数据有效性下拉列表的单元格后，不会出现下拉箭头，从而无法弹出下拉列表供用户选择。
（6）返回工作表后，单击设置了下拉列表的单元格，其右侧会出一个下拉箭头，单击该箭头，将弹出一个下拉列表，选择某个选项，即可快速在该单元格中输入所选内容，如下图所示：
三、设置允许数据输入的范围
输入表格数据时，为了保证输入的正确率，可以通过数据验证设置数值的输入范围，具体操作方法与步骤如下（如下图示），假定下表中各商品的定价范围为350至680元之间：
（1）选中要设置数值输入范围的B3:B8单元格区域，然后打开【数据验证】对话框，在【允许】下拉列表中选择【整数】选项；
（2）在【数据】下拉列表中选择【介于】选项；
（3）分别设置数据的最大值和最小值，如最小值为350，【最大值】为680；
（4）单击【确定】按钮，如下图所示：
返回工作表，在B3:B15区域中输入350-680之外的数据时，会出现错误提示的警告，如下图所示：
四、设置单元格输入的文本的长度
编辑工作表数据时，为了加强输入数据的准确性，可以限制单元格的文本输入长度，当输入的内容超过或者低于设置的长度时，系统就会出现错误提示信息的警告。如果要设置单元格文本的输入长度，具体操作步骤如下：
如下图示，有一份身份证号码采集表，要求身份证号必须是18位的。
（1）选中要设置文本长度的单元格区域B3:B15区域；打开【数据验证】设置对话框，在【允许】下拉列表中选择【文本长度】选项；
（2）在【数据】下拉列表中选择【等于】选项；
（3）在【长度】数值框中输入18;
（4）单击【确定】按钮，如下图所示：
返回工作表，当在B3:B15单元格区域中输入的内容长度大于或小于18时，系统则会出现错误提示警告，如下图所示：
五、设置单元格可输入的日期范围
如下面有一份销售清单，单元格中的收银日期只能输入2024年3月1日至3月15日；操作方法与步骤如下：
（1）选择A2:A59单元格区域，打开【数据验证】对话框，在【允许】下拉列表中选择【日期】选项；
（2）在【数据】下拉列表中选择【介于】选项；
（3）设置开始日期和结束日期；
（4）单击【确定】按钮，如下图所示：
返回工作表中，在A2:A59单元格区域输入的日期不符合要求时，系统便会出现错误提示的警告（如下图示）：
六、设置数据输入错误后的警告信息
在单元格中设置了数据的有效性后，当输入错误的数据时，系统会自动弹出警告信息。除了系统默认的警告信息之外，还可以自定义警告信息。例如：为身份证号码设置输入错误警告提示，具体操作方法如下：
（1）选中要设置数据验证的单元格区域，打开【数据验证】对话框，在【设置】选项卡中设置允许输入的内容信息，如下图所示：
（2）在【出错警告】选项卡的【样式】下拉列表中设置警告样式，如【停止】；在【标题】文本框中输入提示标题；在【错误信息】文本框中输入提示信息；完成设置后单击【确定】按钮，如下图所示：
返回工作表，在B3:B15单元格区域中输入不符合规则的的数据时，会出现自定义样式的警告信息，如下图所示：
七、圈释表格中无效的数据
在编辑工作表时，还可以通过Excel的圈释无效数据功能，快速找出错误或不符合条件的数据，具体操作方法如下：
有一份【员工信息登记表】（如上图所示），假定员工正确的入职时间应该是在2012年1月1日至2014年9月1日之间。下面我们要圈出不正确的数据。
（1）选中要进行操作的数据区域，打开【数据验证】对话框，在【允许】下拉列表中选择【日期】选项；在【数据】下拉列表中选择数据条件，如【介于】；然后，分别在【开始日期】与【结束日期】参数框中输入相应的日期值；单击【确定】按钮，如下图所示：
（2）返回工作表，保持当前单元格区域的选中状态，在【数据工具】组是单击【数据校验】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【圈释无效数据】选项，如下图所示：
操作完成后，系统即会将无效数据标示出来，如下图所示：
八、快速清除数据验证
编辑工作表时，在不同的单元格区域设置了不同的数据有效性。现在希望将所有的数据有效性清除掉。如果逐一清除会非常繁琐，此时可按下面的方法一次性清除。
（1）在工作表中选中整个数据区域；
（2）然后单击【数据工具】组中的【数据验证】按钮，如下图所示。
（3）在弹出的提示对话框中，提示“选定区域含有多种类型的数据验证”，询问“是否清除当前设置并继续”，单击【确定】按钮，如下图所示：
（4）在弹出【数据验证】对话框，此时默认对话框在【设置】选项卡的【允许】下拉列表中选择【任何值】，直接单击【确定】按钮，即可清除所选单元格区域的数据验证。如下图所示。
我是鉴水鱼老师，关注我，持续分享更多Excel技巧
