有读者留言，让御史写一篇关于清代的公文和官员用印方面的文章。官员行文以及用印的史料并不多，但本着有问必答的原则，御史还是查了不少的资料，如有不足之处还请诸位扶正。

清代对在京在外各衙门的文书有统一的规定，必须依制而用，即所谓的“凡官文书，上行下行平行，各别有制。”

上行，是指低品级衙门向高品级衙门行文；下行，是指上级部门向下级部门行文；平行，是指同品级衙门之间的公文来往。

例如，在京各部院行文宗人府用“咨呈”，宗人府行各部院用“咨”，这是因为宗人府的等级比各部院略高，但它们之间又不是严格意义上的上下级关系，故而在行文上只有略微的差别。

再如，六部行文寺、监用“札”，六部是从一品衙门，而各寺、监多为三四品，等级差别较大，故而采用正常的上级行文下级的通用格式；各寺、监行文六部用“咨呈”，从字面意思上也不难看出，这是下级向上级，或是低等级向高等级衙门汇报的意思。

比较特殊的是都察院和六科，明代时这两个机构是单独的，雍正时期实行科道合一，将六科并入都察院，所以六科成了都察院下属的一个机构。

但是六科的地位向来很重要，所以行文都察院的时候不用“咨呈”而用“呈文”，呈文和咨呈差别不是太大，字里行间少了点卑谦的意思。

同理，各省督抚与六部虽然名义上也有上下级关系，但因督抚例兼兵部和都察院衔，名义上也是属于部院“堂官”，所以督抚行六部也用“呈文”。

清代公文中，最重要的当属官员向皇帝行文，主要分为“题”和“奏两种形式”，具体为：

内外大小公事皆用题本，本身私事皆用奏折。如有应题而奏，应奏而题者，俱罚俸三个月。

除了题、奏不能混淆外，在具体的书写格式上也不能出现任何错误，否则就要面临严厉的处罚。处罚内容很多，根据《大清会典》的记载，处罚内容如下：

1、题奏事件应密封而不密，不应密封而密者，俱罚俸六个月；

2、本内错写衔名，或字画有误，或从旁添注，俱罚俸一个月；

3、题奏事件如只图省便，将官名、地名简称，以及列衔列名不符体制者，俱罚俸三个月；

4、抬头错误者，司官罚俸三个月，堂官罚俸一个月；缮写潦草者，司官罚俸三个月；翻译错误者，笔帖式罚俸两个月；

5、本章被墨染或破损者，罚俸一个月；本内挖补年月者，罚俸六个月。

等等……

官员向皇帝上题本、奏本，是一件十分严肃的事情，从中体现出了皇权至上的原则。

印信象征着权力和威严，也是封建国家机关之间行政指挥活动的工具。清代的印信制度最为严格，对提高国家机构的行政效率也有重要的意义。

各衙门官印的材质、印纽、尺寸、文字、文体根据等级都有详细的规定，具体的御史就不罗列了，之前的文章中有重点讲过。

各衙门都有指定的收掌人，收掌人不得随意将印信交于他人，他人也不得擅自收掌。

例如，各省布政司经历、按察司经历、盐运司经历、府经历等官印悉归经历自行收掌，如该上司擅将经历印信收掌自用，那么就要受到降一级调用的处罚。

遗失印信属于严重的失职行为，地方各官官印不管是在衙门里还是官员的家里存储，只要是被窃贼盗走，那么官员就要被革职。如果官印遗失后，能自行拿获，那么可以减轻处分，但最低也是降一级调用。

在京各衙署的堂印管理则更加严格，每月由四名司官轮流监用，用印之时也是特殊要求：

每一月专派满、汉司官四员，按日挨次轮流监用堂印。每日笔帖式请领堂印钥匙，到时即开。用寻常稿件后再用题本，用毕将堂印钥匙及印单交承笔帖式呈送。每逢监印司员届一月期满，先期呈堂派员更替。

明代以前，官员上任之时都要铸造新印，清代对此有规定，前任官交接时，必须把旧印交给继任者，非特殊情况不铸新印。

印信时间一长，难免有字迹模糊或损坏，这时就必须更换，如果印信出现字迹模糊而官员没有及时请换者，处罚俸六个月；新印到了之后，若没有按时上缴旧印，处罚俸六个月。

印信必须依例使用，在京各衙门应用堂印而误用司印，应用四印而误用堂印，及在外各官误用印信，俱罚俸三个月。

在外各衙门来往公文及呈报上司事件，需在正面钤印，其有添注及接口之处，亦俱用印钤盖。倘有遗落者，罚俸一年。

在京在外各官用印还必须登记造册，各级衙门中都有设有“号簿”，详细记载官员何时用印以及用印颗数，如果发现不及时登记或登记有误，处罚俸一年，情节严重者，则要降级革职。

以上只是清代官员行文以及用印的一些基本常识，实际上还有很多细节上的规定，在此御史就不一一细说了，如果有这方面的需求，可以在评论区留言或是私信。