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对于一些小型的代工工厂，人员规模较小，通常仅有十几人，且业务模式较为简单，因此仓库的物资管理需求也相对不复杂。在这种情况下，采用专门的信息化系统来管理库存资源或许显得多余，直接利用WPS的电子表格来进行管理已然足够。仓库管理的核心任务主要集中在入库与出库两个环节，通过精心设计两张基础表格以对应这两个流程，即可有效实施管理。
在电子表格的设计上，一旦确立了入库和出库的基本框架，便可以充分利用高级函数来执行数据整理、查询及分析等任务，极大地提升了工作效率。更值得一提的是，随着近期WPS表格软件对动态数组功能的升级，传统入库与出库表格的设计变得更加智能化。这些升级使得用户能够轻松实现一系列便捷操作，例如：一键应用格式设置、一键执行数据查询、一键完成数据分析，以及根据需要自动扩展表格行数的动态扩展功能，从而进一步简化了管理工作，提高了响应速度和准确性。
案例分享今天，我将分享古老师为一家小型工厂定制的WPS表格版《出入库管理系统》设计实例，以此为例展示如何构建一个功能完备的表格化仓库管理系统。该系统包含五个精心设计的标签页：
入库明细表：详尽记录每日入库的各项细节，以及盘点后的结存数据，确保每笔入库信息的准确无误。出库明细表：与入库数据相对应，体现所有出库详情。遵循“先入库或已有结存方可出库”的原则，确保库存的合理性。综合出入库分析表：汇总出入库数据，通过二维分析表的形式，直观展现物料流动状况，便于深入分析库存变动趋势。库存现状表：基于最新的入库和出库记录，计算得出当前实际库存情况，自动剔除零库存项目，使库存管理更为精准高效。库存查询功能：提供多种查询方式，包括按物料名称进行模糊搜索、根据数量筛选（如查询库存少于10件的物品），以及按出库量排序查询（例如，查询出库量排名前三的物料明细）。这一设计极大增强了库存查询的灵活性和实用性。通过上述五个部分的巧妙设计，该表格系统不仅全面覆盖了仓库管理的关键环节，还通过智能化的数据处理与查询功能，显著提升了管理效率与精确度。
入库明细表首先，我们设计入库明细表，确立基本的标题栏位。在B2到G2单元格中，输入以下列标题：日期/结存、物品名称、单位、入库数量、类别、入库单号。这里，类别与入库单号将通过公式自动生成，以实现数据的自动化处理。
日期/结存：这一栏融合了两个关键信息点。如果是盘点的初始数量，则标记为“盘点结存”；若是新入库物资，则填写实际的入库日期。
对于物品名称、单位、和入库数量，直接根据采购或请购单上的明细逐一填写。
类别：此栏通过公式自动生成，旨在为后续数据分析提供关键分类标识。公式如下，它依据是否为“入库”操作动态返回结果，并构成一个区域数组（示例中以F3#表示）。
类别：这为公式自动生成，为后期分析数据所建立的关键标识，返回的结果是一个区域数组（F3#)
F3=IF(TOCOL(B3:B10000,3)<>"","入库")
函数解释：
该公式的作用是，将B列第3行至第10000行的数据转换为一列，并在此过程中忽略空白单元格。一旦遇到非空的日期或结存数据，即判定为入库情况，并返回文本“入库”。以此方法，我们有效地为数据集中的每一项需要标记的记录自动生成了入库的标识。
入库单号：为公式自动生成的编号，可以根据实际需要修改公式下方引号内容的文字
G3="GG-"&TEXT(SEQUENCE(ROWS(F3#)),"0000")
函数解释
此公式生成的入库单号以"GG-"开头，后面连接一个四位数序列号，序列号从0001开始自动递增，确保每笔入库都有唯一标识。这里，SEQUENCE(ROWS(F3#))生成与F3#区域相同长度的序列，TEXT(...,"0000")则将其格式化为四位数，带有前导零。
效果如下图所示：
出库明细表对于出库明细表，其格式遵循入库明细表的标准，但在标题和公式设计上存在细微差异。具体而言，B列、E列及G列的标题需调整为“日期”、“出库数量”和“出库单号”以符合出库管理的需求。
出库单号的公式更新为：
="CK-"&TEXT(SEQUENCE(ROWS(F3#)),"0000")
这一公式的功能解释如下：通过SEQUENCE(ROWS(F3#))生成一个与F3单元格以下连续行数相等的序列号（假设F列含有出库记录）。然后，TEXT函数将这个序列号格式化为四位数，前导零补足（例如，1变为0001）。最后，"&"操作符将字符串"CK-"与格式化后的序列号连接起来，从而为每一条出库记录生成一个唯一且格式化的出库单号，如"CK-0001", "CK-0002"，依此类推。
出入库统计表以上两个工作表页负责数据输入，而这张出入库统计表则是数据输出的模块，它在前两张表标准化数据的基础上，利用公式实现一键自动生成，并已融入自动扩展功能，确保随着入库、出库数据的变化动态更新。
请在B2至F2列录入相应的列标题：“日期”、“物品名称”、“入库”、“出库”、“结存”，并逐一设计对应的公式：
物品名称（C3#）:
=DROP(UNIQUE(VSTACK('1.入库:2.出库'!C3:C60000)),-1)
函数解释：此公式首先合并了“1.入库:2.出库”表中C3至C60000行的物料名称数据。由于可能存在重复项，使用UNIQUE函数去除重复，随后通过DROP(-1)移除因预留大量行而末尾产生的多余空白项。
日期（B3#）:
=IF(C3#<>"",TODAY())
函数解释：如果C3#（物品名称）非空，则在B3#单元格填入当前日期（TODAY()），意指当有物品名称时记录当天日期。
入库（D3#）:
=SUMIFS('1.入库'!E:E,'1.入库'!C:C,C3#)
函数解释：计算“1.入库”表中，与C3#相同物料名称的所有入库数量之和，反映该物品的累计入库总量。
出库（E3#）:
=SUMIFS('2.出库'!E:E,'2.出库'!C:C,C3#)
函数解释：同理，计算“2.出库”表中与C3#物品名称匹配的出库数量总和，以展现该物品的总出库量。
结存:
=D3#-E3#
函数解释：通过简单的减法，得出D列（入库）与E列（出库）的差值，即该物品的当前库存结余。
至此，我们已经完成了《仓库资材入库管理系统》的基础表格设计。接下来的任务是实现数据的展示与分析，我将在明天继续与大家分享这部分内容。
最后总结：总结而言，本文展示了如何利用WPS电子表格为小型代工工厂定制一个简易而高效的《仓库资材入库管理系统》。通过精心规划的五个核心标签页，我们不仅实现了对库存物资的精细化管理，还借助动态数组和高级函数技术，大幅提升了系统的自动化水平与数据处理能力。从入库到出库，再到综合分析与库存查询，每个环节的设计都紧密围绕实际管理需求，确保了信息的准确性和操作的便捷性。
本系统设计亮点在于其灵活性与实用性：一方面，它能够根据实时数据自动生成入库单号和出库单号，自动完成库存结存计算，减少了人工错误和操作负担；另一方面，通过智能化的统计分析表，管理者可以快速洞察库存动态，为决策提供有力支持。此外，强大的库存查询功能进一步强化了系统的实用价值，无论是日常盘点还是特定条件下的物资检索，都能轻松应对。
总之，这套基于WPS表格的《仓库资材入库管理系统》证明了即使是小型企业，也能借助现有工具实现仓储管理的信息化和高效化。它不仅是一套表格设计的示范，更是数字化转型浪潮下，小微企业探索适合自己发展路径的一个缩影。未来，随着更多功能的挖掘与优化，这类轻量化管理系统的应用潜力将更加广阔，助力更多企业迈向智能化管理的新阶段。
