4、流程与安全

4.1自动化借阅归还

在传统的档案借阅和归还流程中，工作人员需要手动填写借阅登记表，详细记录借阅人信息、借阅档案名称、借阅时间等内容。归还时，又要再次核对信息，确认档案是否完整归还。这一过程不仅繁琐，而且容易出现人为错误，如信息填写错误、档案遗漏登记等。而有源 RFID 技术的引入，彻底改变了这一局面 。当借阅者借阅档案时，只需将带有 RFID 标签的借阅卡和档案一起通过 RFID 读写器，系统便能瞬间自动识别借阅者身份和档案信息，并快速完成借阅登记手续，将借阅信息准确无误地记录在数据库中。整个过程无需人工手动填写，大大节省了时间，也降低了错误发生的概率。在档案归还时，同样只需将档案放置在读写器范围内，系统就会自动识别并更新档案状态，完成归还操作，整个流程高效便捷，极大地提升了档案借阅和归还的效率和准确性 。

4.2实时监控与权限管理

有源 RFID 技术为档案管理提供了实时监控和精细权限管理的强大功能，极大地提升了档案管理的安全性。在实时监控方面，通过在档案库房的关键位置部署 RFID 读写器，系统能够实时获取档案的位置信息，如同为每一份档案安装了一个实时定位追踪器。一旦档案被移动，系统会立即捕捉到信号变化，并在管理界面上实时更新档案的位置状态，确保管理人员随时掌握档案的动态。例如，当一份重要档案被借阅出库时，系统会实时记录出库时间、经手人员等信息，并在档案归还时及时更新入库状态，让档案的流转过程清晰透明。在权限管理上，系统可以根据不同人员的工作需求和职责，设置细致的访问权限 。比如，普通员工可能只被授予查阅部分普通档案的权限，而部门领导则可以查阅和借阅与本部门相关的更多档案，档案管理员则拥有高权限，能够对所有档案进行管理操作。当未经授权的人员试图访问受限档案时，系统会立即发出警报，阻止非法访问行为，同时记录相关信息，以便后续追溯和调查 。通过这种实时监控与严格的权限管理机制，有效防止了档案的非法访问和丢失，为档案的安全存储和使用提供了坚实保障。