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工厂的车间统计员承担了一项重要任务，即整理员工的考勤信息。目前，仍有一小部分工厂采用传统打卡机进行管理。这些打卡机的局限性在于，它们只能以流水账的形式记录每位员工的打卡时间，而无法进行智能化的数据分析。例如，对于同一员工的多次打卡记录，系统无法自动筛选并保留首次打卡时间，也无法便捷地按日期汇总不同员工在上午、下午及晚班的打卡情况。

出于信息化软件升级的成本考虑，这部分工厂仍依赖人工来整理庞大的员工考勤信息。鉴于工厂员工数量众多，相应的考勤记录也随之大量增加，这迫切需要我们设计一个高效的表格系统。该系统应能实现对打卡机输出的考勤流水记录的一键分析功能，包括一键统计员工的出勤情况和一键生成数据分析报告，从而大幅度提高处理效率。

需求分析

统计员期望实现的功能主要涵盖三个方面：首先，剔除员工在各时间段（上午、下午、晚上）内的重复打卡记录，仅保留每个时间段的首次打卡信息；其次，按员工姓名与具体日期构建一个二维表格进行数据汇总；最后，详细统计并列出缺卡员工名单，确保掌握所有漏打卡人员的情况。

实际上，针对此类需求，最优的解决方案是利用数据透视表功能来处理这些数据。考勤机输出的数据本质上是一维结构的标准化数据。然而，由于当前使用的软件版本较低，限制了其进行更深层次的智能化数据分析能力。

数据透视

接下来，我们将利用数据透视表来解决这一问题。数据透视表的关键在于将源数据的标题字段分配至行、列和值的相应区域。

操作步骤如下：

首先，选取打卡记录表格中的所有数据。

在数据透视表中：

行字段：将“姓名”与“午别”拖动至此区域，以便按员工姓名和日期分组展示数据。

列字段：单独将“日期”拖动到列区域，这样可以细化每天的数据视图。

值字段：将“时间”放置于此，用于显示具体的打卡时间记录。

通过上述设置，数据将以一种初具二维结构的形式展现，如下图所示。但这还只是初步接近我们的目标，我们还需进一步调整以完全满足需求。

接下来，我们需要进行六步设置来优化数据透视表，请按照以下步骤操作：

设计调整：点击“设计”选项卡，选择“报表布局”，并设定为“重复所有项目标签”。这将确保每个分组都有完整的标签信息。分类汇总关闭：仍在“设计”选项卡下，找到“分类汇总”并设置为“不显示分类汇总”，以去除不必要的汇总行。禁用总计：在“设计”菜单中选择“总计”，然后设定为“对行和列禁用”，避免在末尾自动添加总计行或列。值设置调整：点击“值”区域，改变值的汇总方式为“最小值”。由于打卡时间以数字表示，取最小值即代表选取每个时段最早的打卡记录。隐藏展开按钮：转到“分析”选项卡（或根据你的Excel版本可能是“工具”或“选项”），找到相关设置以隐藏数据透视表中的“+/-”展开按钮，使界面更加简洁。格式化时间显示：最后，针对“值”区域显示的时间结果，右击选择“数字格式”或“设置单元格格式”，并将其调整为合适的“时间”格式，确保打卡时间以清晰易读的方式呈现。

通过以上步骤，数据透视表将被优化以准确无误地展示所需的考勤信息。

缺卡人员

为了识别缺卡人员，我们需考虑到未打卡的逻辑，即没有任何打卡记录的情况。上述数据仅展示了已有的打卡记录，而对于全天任何时段（上午、下午、晚上）均未打卡的员工，则未能直接体现。因此，我们需要在数据透视表中引入计算字段，汇总各个时段的打卡时间，以此全面反映出所有员工的打卡状态。之后，利用统计函数来确切地统计未打卡的员工数目。

调整数据透视表的布局如下：

将“日期”拖动到行标签区域，用来区分每一天的记录。

将“午别”（上午、下午、晚上）放置到列标签区域，以便按时间段分组展示。

将“时间”移至值区域，这样可以汇总每个时间段的打卡信息。

经过这样的设置，数据透视表将如预期那样展示，清晰地呈现出每一天各个时段每位员工的打卡状况，进而为后续的缺卡人员统计提供准确的基础。

紧接着，我们需要添加一个计算项，注意，这里强调的是计算项而非计算字段，因为我们要处理的“午别”字段包含了多个子项（上午、下午、晚上）。

操作流程如下：

首先，点击“分析”（或依据你的Excel版本可能称为“选项”或“工具”）菜单。

选择“字段、项目和集”中的“计算项”。

在弹出的对话框中，输入公式：上午 + 下午 + 晚上，然后点击“确定”完成时间的汇总计算。

完成这一步后，你会看到“午别”下的所有子时段（上午、下午、晚上）的打卡时间被合计在一起。这样一来，那些全天未打卡的员工也将明确显示出来，因为他们的时间合计会是0，标志着全天缺勤。

效果如下图所示：

为了统计缺卡人员，可以采用公式方法实现。具体录入以下函数：

=FILTER(G4:K63, BYROW(I4:K63, COUNTIF)<3)

函数说明如下：

筛选范围：G4:K63 是之前设置好的数据透视表结果区域，包含员工的打卡汇总信息。

筛选条件：

BYROW(I4:K63, COUNTIF): 这部分用于按行计算I4:K63区域内每个时间段（上午、下午、晚上）的打卡次数。如果有打卡记录，即代表该时间段内有数字出现；若无打卡，则该时段计数为0。

<3: 设置条件为，如果某员工所有时间段的打卡次数总和小于3（意味着至少有一个时间段未打卡），则满足筛选条件。

应用此公式后，即可得到如下图所示的效果，清晰展示出所有缺卡员工的明细情况。

最后总结

综上所述，通过一系列精心设计的数据管理和分析步骤，我们成功构建了一个高效、自动化处理工厂考勤信息的系统。该系统不仅解决了传统打卡机制的局限，还极大提升了统计员的工作效率，减少了人工整理数据的繁琐与错误风险。利用数据透视表的强大功能，我们实现了考勤记录的多维度汇总与分析，从原始的一维打卡数据转化成直观的二维表格展示，每名员工的出勤详情一目了然。

特别是，通过引入计算项完成时间段打卡次数的汇总，并结合智能筛选公式`=FILTER(G4:K63, BYROW(I4:K63, COUNTIF)<3)`，系统能够迅速识别并列出所有缺卡员工名单，这对于工厂管理层及时了解员工出勤状况、采取相应管理措施至关重要。此方法不仅简化了考勤管理流程，还为企业节省了信息化升级的高昂成本，证明了在现有资源基础上创新解决问题的可行性。

最终，这个案例展示了如何在不摒弃原有系统的基础上，通过巧用现代办公软件的高级功能，达到提升工作效率和管理水平的目的。它强调了技术与实践相结合的重要性，鼓励企业探索更多利用现有工具优化工作流程的可能性，以应对日益增长的数据处理需求和管理挑战。