警惕开会的四个“坑”
很多管理者，甚至包括一些身居高位者，对于开会这件事，存在着根深蒂固的误解，导致会议效率低下，甚至适得其反。以下四个“坑”，是管理者在开会时最容易踩到的：
漫无目的，盲人摸象：这是最常见的“坑”。会议开始前，没有明确的议程和目标，大家你一言我一语，天南海北地聊，看似热闹，实则空洞。讨论偏离主题是常态，浪费时间是必然。会议结束后，大家一脸茫然，不知道会议到底解决了什么问题，或者达成了什么共识。这样的会议，开不如不开。一言堂，独角戏：有些管理者，把会议当成了自己的个人秀场。他们滔滔不绝地讲，其他人只能默默地听，偶尔插上一两句话，也很快被管理者打断。这样的会议，表面上是集体讨论，实际上是管理者一个人的独角戏。员工的意见得不到重视，积极性受到打击，团队的凝聚力和创造力也因此被扼杀。议而不决，纸上谈兵：会议上，大家针对某个问题进行了热烈的讨论，提出了各种各样的方案，但最终却没有做出任何明确的决策。问题依旧是问题，没有得到任何实质性的解决。这样的会议，看似热闹，实则毫无意义。长期以往，会严重影响团队的执行力和信任度。频繁开会，疲于奔命：有些管理者，似乎对开会有着特殊的偏爱，大大小小的事情都要开会讨论。结果，团队成员一天到晚都在开会，根本没有时间去做正事。过多的会议，不仅消耗了大家的时间和精力，也严重降低了工作效率，甚至会让员工产生厌倦和抵触情绪。这样开会才高效高效的会议，是解决问题的利器，是推动团队前进的助推器。那么，如何才能开出高效的会议呢？以下六个原则，是管理者必须牢记的：
凡是会议，必明确目标——“有的放矢”是前提：任何会议，都必须有明确的目标。会议的目的是什么？要解决什么问题？要达成什么共识？这些问题必须在会议开始前就明确下来，并以书面形式（例如会议议程）提前告知所有参会人员，确保大家有充分的准备。凡是会议，必准备充分——“工欲善其事，必先利其器”：会议的成功与否，很大程度上取决于会前的准备工作。管理者需要提前整理相关资料，规划会议议程，确保会议室设备完好，并提前通知参会人员准时出席。只有做足了准备，才能确保会议的顺利进行。凡是会议，必精简高效——“短而精”是王道：会议的频率和时长都应该控制在合理的范围内。要尽量筛选和整合议题，避免不必要的重复和冗余。会议过程中，要保持紧凑的节奏，避免无谓的拖延。要知道，时间就是金钱，浪费时间就是浪费生命。凡是会议，必议而有决——“知行合一”是根本：开会的目的不是为了讨论而讨论，而是为了解决问题。因此，会议必须要有明确的决策结果。要明确谁来负责执行，执行的期限是什么时候，并设定具体的决策流程和规则，确保决策能够得到有效的执行。凡是会议，必及时反馈——“闭环管理”是保障：会议结束后，要及时整理会议纪要和决策结果，通过邮件或微信等方式发送给所有参会人员。必要时，还可以组织回顾会议，检查决策的执行情况，并根据实际情况进行调整。凡是会议，必集体讨论——“集思广益”是关键：要打破“一言堂”的局面，鼓励员工积极参与讨论，发表自己的看法和建议。可以采用多种方式来促进互动交流，例如头脑风暴、小组讨论等。只有集思广益，才能找到最佳的解决方案。正如稻盛和夫所说：“经营企业，最重要的就是全体员工同心同德，朝着一个目标共同努力。”开会亦是如此，只有全体参与，才能取得最佳效果。写在最后，会议虽小，却大有讲究。优秀的管理者，能够避免常见的误区，使会议成为解决问题的有效工具，而不是浪费时间的场所。通过明确目标、充分准备、精简高效、议而有决、及时反馈以及鼓励集体讨论，我们可以让会议从形式主义的陷阱中解脱出来，真正成为推动团队前进的动力源泉。
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