引言上个月我在刘润的公众号上读了一篇内容，标题是《我们不讨厌开会，讨厌的是浪费生命的会》，有一种相见恨晚的兴奋。 首先，我是反对开会的。 严谨一点说，我反对团队在工作时，高频次开会、开长会和开无价值的会。 刘润说：有时候开会真是一场煎熬。 被临时邀约的头脑风暴会、下班前才匆忙告知的所谓短会，又或者被冠以传播企业文化的“老板演讲会”…… 各种各样的会议，无助于完成工作，但又不得不开。 有时候，一场会下来，满身疲惫。但对于真正重要的工作目标，却少有结论。又或者有结论但没价值，最终也没有执行。白白浪费了大量时间。 这是大部分团队开会的真实写照，开会可以反映一个团队的能力，尤其是领导的能力。 在我带的团队里，对于会议的第一原则是少开，第二原则是开短会。 对于会议时长，我给自己设定了一个“15分钟原则”。即把大部分会议的时间控制在15分钟以内，这个大部分的比例控制在80%以上，尤其是多人参与的会议，更要控制会议的时长。 今天，和你讨论讨论关于“开会”的一些观点和建议，看看如何把会开好。 01 会前准备是开好会的基础每一个会议，都不是从大家坐在一起开会开始的，会议是从准备开会开始的。 每一个会议，都不是从宣布会议结束就结束的，会议是将决议好的内容和任务闭环后结束的。 然后，现实中的会议，大部分是从参会人坐在一起开始的，在宣布会议结束时结束的。 所以，很多会议就成了形式主义。这样的会，就是纯粹的浪费。 任何会议，都应该有清晰的目标，也就是为什么开会，解决什么问题。 即使头脑风暴会，也是如此。总有人认为头脑风暴就是一群人坐在一起，开始自由发言，这是对头脑风暴最大的错误理解。 那么怎么才能开好会呢，我推荐你按照会议的进行时，拆分为会前，会中和会后。 会前是会议的开始，直接决定着会议的质量。作为会议的组织者，要在这个阶段充分准备，用最小的成本和最高的效率达到会议的目的。 ① 明确你的目标，你为什么要组织开会，思考这个会议是否必要； ② 明确会议参加人员的范围，开会不是人越多越好； ③ 准备会议资料，并且和关键人提前交换意见； ④ 发布会议通知，这一点很重要，让所有的参会人知晓会议内容和要求。 那么会议通知应该怎么发，要包含哪些内容呢，我给你分享一个模板： 关于XX项目启动的会议通知： 时间：8月8日 周三 15:00-15:15；地点：XXX会议室目的：XXX，XXX参会人：XX，XX，XX资料：资料将通过邮件发送给参会人，请参会人在会议开始前查收，并且按照邮件上的要求完成对应的任务。这个通知里面，有会议名称、主题、目的、类型、时间地点、资料、参会人和相关要求。涵盖了会议通知的全部要求，你下次开会可以直接套用这个模板。 简单总结，会前准备要充分拉齐参会人的信息差，在会议正式开始前，对自己的责任完全明确。这是会议组织者当前阶段的核心工作，是会议能否开好的关键。 02会中：让会议为目标服务会中关键的是控制，控制好范围，控制好时间，控制好氛围，让会议朝着你期望的结果发展，最终达成共识和形成决议。借用刘润的话，会议（中）正式结束前，有最后一个步骤：形成一份包含任务清单的决议。 你想想你所在的组织平时是怎么开会的，有没有以下这些情况： 没有明确的会议内容，把各种会都开成了茶话会； 跑题严重，完全脱离了会议的主题，对真正要讨论的事放在了一边； 每次会议都会开好久，但没有解决实际问题； 会议上不专注，有人看手机或者干其他事情，毫无纪律性； 或者会议开完了，却没有正式的结论…… 作为组织者，面对这些问题，你一定要第一时间处理，让会议过程始终在为目标服务。 要在会议开始时，和参会人讲清楚会议议程，时间，纪律以及每个人的责任。 关于会议（中）的时间，最容易被忽略，或者说没有人去算这个账。 刘润说：很多公司，平时报销200元以上，都需要负责人来专门签字，但在开会这件事上，却对成本浪费毫不在乎。 比如，有的公司，动不动就喜欢开大会，一开就是三、四个小时。 算一笔账，一场20人，4小时的会，假设每个员工时间成本是每小时100元。 一场会的成本就是： 100元X20人X4小时=8000元。 随便召开一场会，甚至没什么产出，8000元就花出去了，却好像根本没人心疼。 这也是我给自己设定会议“15分钟原则”的原因，要算经济账。 不过凡事要因地制宜，根据实际情况来做决定。有些会就是需要花时间，比如产品的评审会，或者技术方案讨论会，需要在不断的探讨和经验分享中获得答案。 画个重点，如果有参会人既没有提供有效建议，也没有领到任务，那么你就要反思为什么，至少从结果来看，这个人没有必要参会。 03 会后：执行才能让目标落地会后有跟进，才是对会议最大的负责。 好的会议，一定是闭环的。 决议中的任务清单，要分配到具体的人，给具体的标准和要求。 who（谁）， do what（做什么）， by when（完成的时间点）。 经常能够看到，一场会议结束之后，大家长出一口气，似乎在表达终于完成了开会这件事。 会议纪要大多时候是个摆设，完完全全的形式主义。 我见过一家公司的会议纪要，文笔很好，洋洋洒洒大几千字。不过记录的全部是领导的讲话内容，形而上的东西。完全看不到这个会的主题是什么，或者达成了哪些共识，以及形成了什么决议。 这样的组织，基本上是将开会定为目标，所以写好一篇会议纪要也就成了秘书的重点工作。 再强调一遍，跟进，一定要跟进，不要让任务石沉大海。 否则，会议上花费的成本，真的就浪费了。 开会，是为了更好地挣钱。 最后的话当然，会议依旧是组织经营过程中目标落地的最有效的方式。 也不是说一定要少开会，或者一定要把会议的时间控制在15分钟，而是通过会议解决问题，把会开好。 组织里很少有人计算这些看不见的隐形成本，比如会议的成本。 每一个没有意义的会，或者没开好的会，都是成本浪费。首先，参会人的人力成本，其次是会议资源，比如水电费、设备使用费等。 当然，还有机会成本。 另外，还会有一个没法计算的成本，会议给组织带来的负面情绪。《高效能人士的七个习惯》的第一个习惯是积极主动，也就是个人意愿，这是一切目标实现的基础。 所以，开会这件事，你还真的得认真对待。哪些事需要开个会，和谁开会，达成什么样的目标。 会议从来不是一堆人坐在一起谈论，而是要有充分的准备，明确的目标和清晰的任务。 还有，会议的形式是多样的，要有创造性地开会，会议不一定非要在正式的会议室。 我有一个关于会议的结论。 50%的会前，20%的会中，30%的会后。 希望这篇文章对你有帮助，让你重新思考会议这件事，然后开好会。