职场技能——关于“报告、请示、汇报”的通用表达框架

职场大师哥 2023-04-21 22:15:20

在职场上最重要的不是会干,是会说。这个说不是瞎侃,不是闲聊,更不是骂街,是或说或写的系统思维、逻辑表达和快速反应能力,它是个人综合素质的外在表现。我见到过很多职场人士,能把事做好但不知道如何向领导汇报,还有的人对写报告之类的文字材料工作避之不及,结果做了事最后成了别人去汇报成果。职场人士专业能力之外最重要的就是表达能力,所以任何人都要补上这一“短板”。下面分享一些我的浅显看法供大家参考,无论是写报告、打请示,还是口头汇报工作,都可以按如下格式来:

第一部分,写事情的基本情况,或者叫背景。这部分主要是写静态的情况,比如事物、项目、任务的概况,或者写汇报者参与前(接受该任务前)已经发生的那一部分事实。

要记住,这一部分并不需要穷尽所有事实,这一部分情况(包括第二部分)选取的材料都要为汇报者的目的服务,不能什么都说,多了上级看着烦,感觉没有重点。

当然也要反映事物的全貌,并且只要写进去的就一定要核实过,对于自己拿不准的或者一时半会儿无法核实的内容宁愿不写,否则难以自圆其说。只要你的材料存在一处谬误,那么在领导眼里可能整个材料都难以取信。

第二部分,写关于这件事情的推进情况。主要是动态表现在汇报者的作用下完成了什么,取得了什么成果,有什么进展和变化。这是展示汇报者工作成绩的好时候,可以点一下自己的亮点工作,把领导可能关心的点要做回答——比如领导可能想知道我们是否核实过现场情况,是否和某关键部门对接过,是否收集过哪些信息。

在这一部分对领导可能关心的问题提前做一个回答,如果在写的过程中发现自己哪些该做而没做的事情,最好补上这一课再交材料,否则容易挨骂,说汇报者基础工作没做扎实。当然也不能一味地罗列自己的工作,还是那句话,主要看这些工作对矛盾的呈现、建议的提出有没有帮助。领导最想看的并不是这一部分。

要注意一个情况,最好是把参与该项工作的相关单位或人员也一并点一下,不然别人看到你的汇报材料会说你“贪功”、“吃独食”,以后会没有朋友的。

第三部分,写存在的问题。对于自己的主张要明确地写,对于问题对方的意见,要尽量用转述式的语言来写。比如“XX单位提出”,就是说明这是他的意思,我只是转述,假如以后这个观点明显是强辞夺理、是错的、或者是低级错误,我也只是引用对方的意见,不代表赞成对方,更不是站在对方的角度说话。

对于不好言明是自己的主张的意见,可以写“参建各方认为”“与会者均认为”(有点裹挟的意味),即这是参与研究的各方共同的意见,我只是呈报给领导,即使意见不正确也可以用“法不责众”来“脱罪免责”。

这一部分可以根据情况加入分析、对比,特别是有多个方案的情况下,或者分析对方方案、己方方案的优劣对比。通过数据的计算分析、不同方案后果的推断,为后续的建议打下基础。

第四部分,写汇报者的建议。这是最重要的部分,也就是汇报者真正的目的所在,前面的三个部分都铺垫,这里才是“图穷匕现”的时候。

建议要针对问题来写——所以汇报、请示其实是一个层层递进的有逻辑关系的材料——一个问题可以有多个建议,或者多个问题有多个建议。

如果建议是请领导做选择题的,比如选择哪个方案以便下一步工作推进,就应该明确的建议按哪个方案执行。如果建议是提出多个工作建议给领导签发后便于相关单位执行的,就应该一、二、三将自己不能解决的问题提出由谁来协调解决的意见。

在这一部分,有时候可能要末尾写上“下一步计划做什么什么”之类的,主要是体现汇报者对下一步工作已经有安排、对该项工作的用心和重视。

总的来讲,汇报、请示或报告可以有以上的四部分,但实际操作中不一定非得写这四部分。反正就是“三段论”,第一段写基本情况,工作推进情况(前期研究情况)、方案分析对比可以与之合并或分开单列;第二段写存在问题,这里可以把工作建议合并或分开;第三段写工作建议或者下一步工作计划。最后一定要加上各种附件,才是一个完整的文件。

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