企业行政管理有四个职能，分别是“计划，组织，协调，控制”，这篇文章重点解释，什么是计划，并列举实例，试图让你更容易的将理论术语落地到实际工作。
什么是计划？在邢以群教授出版的《管理学》（第四版）中是这样表述的。计划是对未来活动所做的事前预测、安排和应变处理。计划的目的是为了实现所提出的各项目标，每一项计划都是针对某一个特定目标的，因此，一项计划首先要明确该项计划所针对的目标。在目标明确以后,在计划中还必须说明如何做、谁做、何时做、在何地做、需投入多少资源等基本问题。
从这个解释里，你是不是看到了无数的表格？比如《XX公司X年X月资金预算表》、《办公室卫生检查表》、《X月行政文员绩效考核表》、《XX车间月生产计划表》、《XX岗位okr看板》…
同样，还能看到无数长短不一的公文，《XX公司X年经营计划》、《XX岗位X周工作计划》、《XX设想》、《XX规划》、《XX方案》、《关于XX的安排》…
以上，就是你应该从“计划”两个字中解读和引申出来的行政管理到底该干什么的一些实例。
同样，一个完整的计划，也应该有自己的基本要素，分别是：
前提（计划执行需要什么条件），目标（做到什么程度），目的（为什么要做），战略（怎么做），责任（落实到人，奖罚措施），范围（涉及哪些部门或地点），时间计划（时间节点表），资金（预算），应急预案（出现偏差如何解决）。
括号前面是术语，如果觉得晦涩，可以借助括号中的表达来理解。
为了让你更容易理解，接下来，我们用行政部文员的其中一份工作来举个栗子。
（示例）XX公司行政综合部文员岗位职责之一：
档案管理。
职责描述（来源于百度百科）：
1. 按照《档案管理办法》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。
2. 完善档案借阅规定，实时登记，并定期追还归档，确保档案齐全，完整。
3，按照《档案库房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期检查旧档案，确保档案材料安全。
4，积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。
5，积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。
6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作。
按照岗位职责和计划要素，我们来一起制订一份档案管理的计划：
1. 前提（计划执行需要什么条件）：有合适的档案存放地点和设备，也就是档案室或者办公室，有一个或几个档案柜。或者能放档案盒的柜子、桌子，结合公司实际情况来定就行。当然，最好能学习国家对企业档案管理的规定。如：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等。同时，学习上述职责中提到的一系列公司的办法和制度。
2. 目标（做什么，做到什么程度）：至少应该做到分门别类，目录清晰。详细要求请参照公司档案管理办法。
3. 目的（为什么要做）：按照相关法规存档备查。
4. 战略（怎么做）：根据你所在公司大小和档案多少，设立专职或者兼职档案管理员进行专人专项管理。
5. 责任（落实到人，奖罚措施）：直接责任人肯定就是专、兼职档案管理员。要制订该岗位的绩效指标，比如遗失该如何惩罚，周期考评优秀该如何奖励等。
6. 范围（涉及哪些部门或地点）：哪些部门的档案需要存档，谁向你提供档案。公司的档案管理办法一般会有，如果实在没有，可以参考凡是牵涉到人、财、物的审批、结论、公文等一般都需要存档。
7. 时间计划（时间节点表）：谁在什么时间提供给你需要存档的档案，你接到档案后用多长时间整理完成存档工作，检查时间点等。建议做成鱼骨图，或用表格来体现会比较清晰。
8. 资金（预算）：完成这项工作一共需要多少资金，前期投入的场地、档案柜、档案盒、标签等等你所能想到的费用，后期维护的人工成本、房租水电等固定成本。建议做成表格。
9. 应急预案（出现偏差如何解决）：任何一项工作在操作过程中都会出现偏差，应急预案的存在就是要提前最大程度的避免或者及时修正偏差。如档案提供人未及时提供档案怎么办，遇到火灾、水灾、房屋倒塌、档案遗失、硬盘损坏等等问题时应该怎么办，针对问题，详细思考并做出解决方案，并在以后执行过程中增减修正。
到此，档案管理员的一份详细工作计划已经基本成型。如果你耐心一些，把你手头的任何一件工作按照表中的要素去分析一下，说不定，从此你就会觉得工作中会减少很多的难题。
企业行政管理有四个职能，分别是“计划，组织，协调，控制”，我试图在解释术语的同时，用实际工作中的一些实例来逐一分析几项职能，如果你在实际工作中也发现理论难以落地，欢迎在评论中留言，说不定下一个实例，就是由你提供的。
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