公文，就是公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。国家有专门的文件来规范，叫《国家行政机关公文格式》。

国家的公文主要涵盖整个经济与社会的重大事项和任务，而企业的公文主要是企业经营管理的具体事项和环节。格式和行文规范一般参照国家公文规范，可以分为上行文、平行文和下行文。

上行文：请示、报告、意见

平行文：函、通知、纪要、议案、意见

下行文：命令、决定、通告、公告、通报、批复、决议、公报、意见、通知、纪要。

里面如：意见、纪要、通知等都是可以交叉使用的。

上行文是写给上级部门的，企业中不太容易出现去给上级部门提意见的情况，更常用的是请示和报告。

很多文员刚入职最头疼的就是各种请示不会写，其实只要注意翻看之前的档案资料，一般都会发现很多这个职位之前的旧公文，依样画葫芦，把“人财物事”等关键点替换后，就是一篇新的请示了。

比如你是行政文员，准备在10月份组织一个“登高望远”的活动，以提升员工锻炼身体的兴趣，鼓励大家运动健身。这个时候就需要写一个类似于《关于10月份“登高望远”主题活动经费的请示》，请示后附本次活动的详细策划案。当你的上级领导接到请示后，会给你批复同意或不同意，拿着同意的批复，就可以找财务请款，组织活动。

报告就不详细说了，各种年终总结，活动总结都属于报告类的文档，把握住说清楚事，并对整个过程做总结，得出新的经验和教训，基本上一个报告也就成了。

平行文是级别相同的部门之间互相行文使用的，如《XX会议纪要》，《XX公司关于2022年国庆节放假安排的通知》，《XX会议议案》，这几种平行文都较为常见，但可能每个企业用的格式和模板会有差异，翻阅之前存档即可。

下行文用于像下级行文，在大企业中使用较多。中小企业的行政部一般跟其他业务部门平级，不太有用到下行文的机会。当然，也有的公司体制相对健全，比如在出现人事任命、调整或公司部门成立、解散等重大事项时。会由行政部代董事会行文，这个时候就可以用下行文的文体。《XX公司关于任命XXX为XX职务的决定》，《XX股东大会决议》。

弄懂几种公文的区别和使用场景后，需要继续学习怎么对公文进行管理。

公文管理指在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整流程中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。

以行政文员为例，我们看流程图。

公文写作和管理其实都是比较常规的工作，难点在于：

1.弄清模板格式

2.理顺审批流程

3.盯结果及时反馈

感谢阅读，下次我将继续讲解行政文员日常工作中的证照、印章管理。如果你碰到了不知道怎么写的公文，欢迎评论私信，我将帮助你找到思路。

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