语法错误:使用不正确的时态、主谓不一致、单词拼写错误等,会让客户觉得发件人不专业,影响对公司的印象。
表达模糊:邮件内容表意不明,让客户难以理解发件人的意图。
中式英语:按照中文的思维和表达方式直接翻译,导致不符合英语的习惯用法。
邮件内容方面信息不完整:遗漏重要信息,如产品的价格、数量、交货期、付款方式等,或者没有提供客户需要的产品规格书、证书等文件,导致客户无法做出决策,需要反复沟通确认,拖延业务进程。
重点不突出:邮件内容冗长,没有将重要信息放在显眼位置,客户需要花费大量时间去寻找关键内容。
缺乏针对性:没有根据不同客户的需求和特点进行个性化撰写,采用千篇一律的模板,让客户感觉不到被重视,降低了客户的回复意愿。
邮件格式方面字体和颜色:使用过于花哨或难以辨认的字体、颜色,如彩色荧光字体、过小或过大的字号,会影响邮件的可读性,给客户造成阅读障碍。
段落和排版:段落过长、没有分段或者分段不合理,内容堆砌在一起,没有使用项目符号、小标题等进行区分和整理,使邮件看起来杂乱无章,不便于客户快速浏览和理解内容。
附件问题:附件过大导致邮件发送失败或者客户下载困难,或者没有在邮件正文中说明附件的内容和用途,让客户不知道附件的重要性,可能忽略下载查看。
沟通礼仪方面语气不当:使用过于强硬、命令式的语气,或者在表达不同意见时没有注意措辞,显得不礼貌、不尊重客户,容易引起客户的反感。
缺少问候和结束语:邮件开头没有适当的问候语,结尾也没有礼貌的结束语和署名,会让客户觉得发件人没有礼貌、缺乏职业素养,影响与客户的关系。
回复不及时:没有及时回复客户的邮件,让客户等待时间过长,可能会使客户感到被忽视,从而降低对公司的信任度,甚至可能导致客户转向其他供应商。