过程方法:将相互关联的过程作为一个体系加以理解和管理,从而帮助组织有效和高效地实现其预期结果。
“过程”是一组将输入转化为输出的相互关联的活动,组织的经营活动可以分为多个“过程”:
客户导向过程(COP过程)
支持过程(SOP)
管理过程(MOP)
剖析单个“过程”和分解过程要素
对于单个“过程”来说,SIPOC的逻辑可以帮助厘清“过程”的输入和输出。如下图所示,对于一个“过程”来说,明确了“输入”和“输出”,就是明确了“过程”的“职责”,这是最基本的要素,也是十分重要的。结合“输入”和“输出”,来确定“过程”中的相关活动,就能够帮助组织明确“过程”的边界。需要说明的是,上一个“过程”的“输出”就是下一个“过程”的“输入”。
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下图所示,是一个“过程乌龟图”的基本构成要素。
1)首先要明确“过程拥有者”,对于“炒小龙虾”这个过程来说,过程拥有者应该是“厨师xxx”。
2)其次,明确过程的“输入”和“输出”,对于“炒小龙虾”这个过程来说,“输入”应该是“客户的要求”,例如:微辣、不加生姜、不加蒜瓣、不加香菜、龙虾个头要大、重量为两斤等;此外,还有法律法规的要求,例如:不能添加非食用的调料等。“输出”应该是满足客人要求的“小龙虾”。
3)再者,就是弄清楚“乌龟”的四只脚:
a)左上脚:What?需要什么资源来实施“过程”中的有关活动?“资源”包括了诸多方面,例如:物料资源、硬件资源(场地、设备资源)、软件资源(信息化系统)等。对于“炒小龙虾”这个过程来说,需要的资源有:两斤新鲜的小龙虾(个头要大)、厨具(锅、灶台、铲子、餐盘等)、调料(油、盐、生抽、花椒、胡椒粉、白开水等)。
b)右上脚:Who?谁来做?这里强调的是人员的资质和能力。想要炒出一盘“色香味俱全”的小龙虾,不能安排一位正处于学徒阶段的厨师,应该安排一位经验丰富的厨师(例如:“有5年炒小龙虾的工作经验”、“参加过炒小龙虾大赛并获得冠军”等都可以作为能力和资质的要求或证明)。
c)左下脚:How?怎么做?强调的是按照什么方法来开展“过程”中的活动,为了确保“过程”的“输出”能够满足“输入”的要求,我们要对“过程”中活动的具体做法进行明确地定义和规范。有了明确的作业方法,也能尽可能地保证过程操作的一致性,从而获得“稳定的”输出。对于“炒小龙虾”这个过程来说,我们就需要有明确的“物料配比”、“物料添加顺序”、“每个环节的翻炒时间”等,这些就是告诉我们炒小龙虾到底应该怎么炒。
d)右下脚:Results?如何评价结果?这里是对“过程”运行的有效性和效率进行评价。“有效性”强调的是“过程”的“输出”要能满足“输入”的要求,在我们这个案例里,就是厨师炒出来的小龙虾要能符合客人的口味等要求。“效率”强调的是要高效地去运行过程,如果一个厨师两个小时只能炒出一盘小龙虾,这个效率显然是不高的,这会导致客人等待的时间过长,从而失去很多卖小龙虾的“业务”。通常情况下,我们需要结合客人的要求,给“过程”运行设定合适的可量化的评价指标。对于“炒小龙虾”这个过程来说,炒出来的小龙虾的“咸淡程度”、“辛辣程度”、“颜色度”、“每小时出炉的小龙虾数量(斤)”等就可以作为评价的指标。
4)最后,对于每个“过程”,我们要识别其潜在的风险,针对潜在的风险,提前策划相应的管控措施。FMEA、CE Matrix、SWOT分析等,是常用的潜在风险分析和识别的方法和工具。此外,根据组织或者团队过往的经验,有一些显而易见的风险,也不一定需要用专业的工具去识别。对于“炒小龙虾”这个案例,潜在的风险有:龙虾未炒熟、味道过淡/过重、龙虾个头过小等,在整个过程中,如何去避免风险的产生和控制潜在风险的发生频度,就可以借助上述的工具。
以上是小编从三个方面对“过程方法”进行的解读,第一个是从ISO9000标准的角度了解“过程方法”的定义;第二个是如何设计“过程”以及理清“过程”之间的相互关系;第三个是针对单一“过程”的基本要素,借助“过程乌龟图”来详细策划一个有效运行的“过程”。