学习笔记：数字化转型下政务服务电子文件的规范归档与保存

备注：原文详见：数字罗塞塔计划，是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享”活动投稿文章，由北京华电园信息技术有限公司和华迪计算机集团有限公司联合完成，作者：董艳会、高鹏、汪艳。

l   《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

l   《政务服务事项电子文件归档规范》（GB/T 42727—2023）

l   《电子通用功能要求》

l   《电子文件管理系统建设指南》

l   《电子文件归档与电子档案管理规范》

l   《版本电子文件长期保存格式需求》

l   DA/T 92—2022电子档案单套管理一般要求

l   DA/T 93—2022电子档案移交接收操作规程

电子文档的采集、检测、登记、分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、审计、移交、接收、存储、备份。

在档案管理领域中，特指将档案的分类方案、文件材料归档范围、以及档案保管期限表三者合而为一，形成一个统一的管理措施或文件。这一制度旨在规范档案的形成、收集、整理、归档、鉴定与销毁等各环节，以进一步提升档案管理的科学化、规范化和标准化水平。

4.1

定义：档案分类方案用于区分档案的类别，并制定档号规则，规范档号的组成项。

要求：需要熟识《机关档案管理规定》、《档号编制规则》等相关文件，以及本行业系统有关的专业档案管理规定。

实施：档案的分类方案应能区分一级类别（档案门类）、二级类别、三级类别等，并与实际情况相结合。

4.2

定义：文件材料归档范围明确规定了哪些文件材料应当被归档保存。

重要性：有助于确定归档文件的种类、来源和范围，避免漏归或误归。

4.3

定义：档案保管期限表规定了各类档案的保管期限，包括长期和永久。

分类：长期保管期限中，通常包括10年和30年两个子分类。

应用：有助于确保档案的及时鉴定和销毁，优化存储空间的使用。

4.4

提升档案管理效率：通过统一的管理措施，减少重复劳动，提高档案管理的整体效率。

确保档案质量：规范化的管理有助于确保档案的完整性、真实性和可用性。

促进档案事业发展：有利于构建覆盖面广泛、内容丰富、结构优化的档案资源体系，推动档案事业的健康长远发展。

档案信息包在档案管理中是一个核心概念，它涉及档案的全流程管理过程。以下是关于档案信息包的详细解读：

5.1

档案信息包是指为满足档案的保存、利用和管理需求，将电子文件处理系统形成的归档内容数据和相关元数据，按照规范技术要求进行封装所形成的信息集合。档案信息包主要包括三种类型：存档信息包、查询信息包和管理信息包。

5.2

存档信息包

o   定义：以件为基本单位，对电子文件处理系统形成归档的内容数据和相关元数据进行封装所形成的信息包。

o   角色：它是今后电子档案管理的基础单元，包含了档案的核心内容和元数据。

查询信息包

o   定义：为满足电子档案查询利用需求，从存档信息包中提取与查询利用相关的内容数据所形成的信息包。

o   角色：在档案查询和利用过程中，查询信息包为用户提供了快速访问档案内容的方式。

管理信息包

o   定义：为满足电子档案管理需求，从存档信息包中提取元数据中的管理信息以及电子档案管理过程中生成的信息（如检测信息、著录信息等）所形成的信息包。

o   角色：管理信息包记录了电子文件和电子档案的全流程管理信息，为档案管理提供了重要的参考依据。

5.3

立卷归档

o   文件材料收集整理分类

o   录入机读目录

o   制作存档信息包

借阅

o   根据借阅需求，从存档信息包中提取查询信息包

o   完成借阅流程，并记录相关信息

收集、交接、整理、统计工作

o   兼职档案员（资料员）根据档案归档范围，收集文件材料

o   对收集的文件材料进行整理，并制作存档信息包

o   进行档案的移交、分类、整理、编制检索工具等工作

鉴定销毁

o   根据管理信息包中的信息，对档案进行鉴定

o   对不再需要保存的档案提出销毁申请，并记录相关信息

档案信息包在档案的全流程管理中扮演着至关重要的角色。它不仅是电子档案管理的基础单元，而且为档案的查询、利用和管理提供了重要的支持。通过合理地使用和管理档案信息包，可以大大提高档案管理的效率和准确性，进一步推动档案事业的健康发展。

6.1

OFD，全称Open Fixed-layout Document，是一种开放的固定版式文档格式。它由中国电子技术标准化研究院主导制定，旨在解决电子文档格式不统一、互不兼容的问题。OFD格式具有以下特点：

开放性：OFD格式是开放的，任何组织和个人都可以参与其标准的制定和完善。

中立性：OFD格式不依赖于特定的软件或硬件，确保文档的独立性和中立性。

安全性：OFD标准支持国产密码算法，为文档提供强有力的安全保障。

可控性：OFD格式允许用户根据需要对文档进行编辑和修改，确保文档的灵活性和可控性。

6.2

OFD版式标准具有较高的灵活性，可以满足不同文档类型的版式需求。具体来说，OFD文档支持多种版式布局，包括单栏、双栏、分栏等，用户可以根据实际需要选择合适的版式布局。此外，OFD还支持自定义版式，用户可以根据自己的需求进行版式设计，实现个性化的排版效果。

6.3

OFD版式标准支持多种排版样式，使得文档内容更加丰富多样。用户可以根据需要选择合适的字体和字号，调整行距和段落间距，以达到最佳的阅读体验。此外，OFD还支持文字加粗、斜体、下划线等样式设置，使文档内容更加丰富多样。

四、广泛的应用场景

OFD格式在各个行业都有着广泛的应用场景，例如电子合同、电子发票、电子书籍、电子报纸等。由于其开放、中立、安全、可控的特点，OFD格式在这些领域都表现出了较好的可扩展性、兼容性、安全性和跨平台性。

具体来说，例如电子发票的版式文件格式就是OFD格式。根据《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》（税总2020年第一号文），增值税电子普通发票版式文件格式明确为OFD格式。这体现了OFD格式在我国电子发票领域的广泛应用和重要性。

6.4

对于OFD格式的编辑和阅读，有多种工具可供选择。例如Adobe Acrobat和UPDF编辑器等专业软件可以直接打开OFD文件格式进行编辑和阅读。此外，还有迅捷OFD转换器、增值税电子发票阅读器等工具可以帮助用户进行OFD格式的转换和阅读。这些工具提供了丰富的功能和便捷的操作方式，使得用户能够更加方便地处理OFD格式的文档。

总之，OFD格式的版式文件具有开放、中立、安全、可控的特点以及版式布局的灵活性和排版样式的丰富性，在各个行业都有着广泛的应用场景。同时，多种编辑和阅读工具也为用户提供了方便和便捷的操作方式。

“四库”的定义：

o   “四库”通常指的是档案信息化中的四个主要环节或库，即“接收库”、“管理库”、“利用库”和“（长期）保存库”。

“四库”的功能与特点：

o   接收库：主要负责档案的接收工作，是档案进入系统的入口。虽然可能与管理库在物理上合并，但在逻辑上（记录状态上）是区分的。

o   管理库：负责档案的日常管理，包括档案的分类、整理、检索等。如前文所述，它可能与接收库在物理上合并。

o   利用库：用于档案的利用服务，如提供档案的查询、借阅、复制等。根据业务发展和实际需求，利用库可能与政务网、互联网相连。

o   （长期）保存库：主要用于档案的长期保存，确保档案的安全和完整。在很多情况下，保存库采用近线或离线存储，以确保数据的安全性和长期可访问性。

“四库分离”的理解：

o   物理分离与逻辑分离：虽然某些库在物理上可能合并，但在逻辑上和管理上是分开的。这种分离有助于明确各个库的功能和职责，提高档案管理的效率。

o   分类管理：根据《数字档案馆系统测试办法》和《电子档案管理系统通用功能要求》等文件，要求实施对各类数字档案资源库的分类管理。这种分类管理实际上就是“四库分离”的具体体现。

o   网络环境下的四库：在互联网、政务网、局域网并存的情况下，四库即使想要合并也面临技术和管理上的挑战。因此，根据网络环境和业务需求，四库可以保持物理或逻辑上的分离。

“四库分离”的意义：

o   有助于提高档案管理的安全性和可靠性，确保档案的长期保存和可访问性。

o   有助于提高档案管理的效率，通过分类管理减少重复工作和不必要的人力物力投入。

o   有助于提升档案服务的质量，通过明确各库的功能和职责，为用户提供更加便捷、高效的档案服务。

综上所述，档案“四库分离”是一个在档案信息化领域中广泛采用的管理策略，它通过明确各库的功能和职责、实施分类管理等方式，提高了档案管理的效率、安全性和服务质量。