一、RFID档案管理系统简介

RFID即无线射频识别技术，应用在档案管理系统中，能通过射频信号自动识别档案标签，实现对档案的快速、准确识别、定位以及追踪管理等功能。比如在大型档案室，工作人员借助RFID手持设备，靠近档案就能迅速读取其相关信息，知晓档案的名称、编号、存放位置、借阅记录等情况。

二、档案审计的要求与重点

档案审计通常会关注档案管理流程的合规性、档案的完整性、可追溯性以及安全性等方面。

合规性方面：要求档案管理遵循相关的档案法规、行业标准和单位内部制定的规章制度，从档案的收集、整理、归档到借阅、归还等各个环节都要有规范的操作记录。

完整性方面：确保档案内容无缺失、无损坏，所有应归档的文件材料都完整保存。

可追溯性方面：要能清晰地查询到档案的流转轨迹，比如何时被何人借阅、归还时间等信息，以便在出现问题时可以准确溯源。

安全性方面：保证档案不会被未经授权的访问、篡改，存储环境安全等。

三、不用RFID档案管理系统可能导致审计不过关的原因

信息获取与记录效率低：

传统人工登记档案借阅、归还等操作，容易出现记录不及时、不准确的情况。而RFID系统可以实时更新档案状态信息，人工方式难以快速提供完整准确的档案流转记录供审计核查，不符合审计对可追溯性的要求。

盘点与定位困难：

在进行档案定期盘点时，若没有RFID系统依靠其自动识别功能快速定位档案所在位置并核对数量等信息，仅靠人工逐个查找、核对，不仅耗时费力，还可能出现遗漏，无法保证档案的完整性验证，难以满足审计中关于档案数量、存放情况准确无误的标准。

缺乏实时监控：

RFID系统能够实时监控档案是否处于规定的存放区域等情况，可及时发现异常的档案移动行为。没有该系统，就难以做到这种实时管控，一旦出现档案丢失或违规带出等安全问题，在审计时就暴露出档案安全管理方面的漏洞，影响审计结果。

四、应对措施

进行全面评估：单位要对自身档案管理现状进行详细评估，分析目前在哪些环节可能存在不符合审计要求的风险点，以便针对性地考虑是否引入RFID档案管理系统。

完善人工管理流程：如果暂时不打算引入该系统，那就需要进一步优化人工管理流程，比如制定更严格的登记制度、增加盘点频次、强化人员责任等，尽最大可能弥补没有先进技术系统支持下的管理短板，提高档案管理水平，确保能顺利通过档案审计。

虽然不能绝对地说不用RFID档案管理系统档案审计就一定不过关，但它确实在提升档案管理效率和满足审计要求等诸多方面有着重要作用。