OmniFocus是一款优秀的时间管理工具,但仅仅用OmniFocus做时间管理,其实是不足够的。
OmniFocus的优点是,便于分解项目,设置任务的参数非常方便,比如截止时间、循环、旗标、标签等等。用OmniFocus,可以方便的看到每天的截止任务,也可以方便的看到同一标签下的动作,还可以定期检视,功能确实非常强大。
但长期看来,仅仅用OmniFocus管理时间,是有很多环节缺失的,难以形成稳固、强大的时间管理系统。
在我看来,一套优秀的时间管理系统,既需要OmniFocus这样的任务系统,也需要一套OneNote、NotePlan、DayOne等文本系统。
目前,我使用的是OneNote作为文本系统,一个原因是完全免费,另外一个原因是支持表格,此外,快捷键也十分方便。
我为什么用OneNote来做时间管理呢?可以帮我们解决哪些OmniFocus做不到的事情呢?
(一)宏观规划
每天早晨,我们最好做一下整体规划,边规划,边写下来。比如,今天的时间分成几块,每块大概多少时间更合适?
清空OmniFocus的收件箱:预计10分钟
处理OmniFocus的DDL(截止事件): 预计1小时
参加公司营销会议:预计1-1.5小时
撰写重要客户的方案:预计1-1.5小时
晚上去健身房锻炼:预计1小时
有了这样一个宏观规划,才有一天整体的节奏,有条不紊。反之,如果只使用OmniFocus,就会陷入到很多任务的细节中,缺少对事物之间的平衡。很可能造成某些事物投入时间过多,某些事物投入时间过少,甚至忘记。
比如,我安排了1个小时处理OmniFocus的DDL,我就会在一小时内尽可能处理完,有些无法处理完的,会考虑放弃或者更改DDL任务,而不是一直处理DDL,忽略了公司的会议,忘记写非常重要的客户方案,晚上不去健身。
总之,这个文本工具,帮我们将时间进行了更大颗粒度的分配。
(二)平和内心
比如,还是上面提到的当日规划:
清空OmniFocus的收件箱:预计10分钟
处理OmniFocus的DDL(截止事件):预计1小时
参加公司营销会议:预计1-1.5小时
撰写重要客户的方案:预计1-1.5小时
晚上去健身房锻炼:预计1小时
一天结束之后,伴随着执行,记录结果如下:
清空OmniFocus的收件箱:预计10分钟,实际15分钟
处理OmniFocus的DDL(截止事件):预计1小时,实际 1小时
参加公司营销会议:预计1-1.5小时,实际 2小时
撰写重要客户的方案:预计1-1.5小时,实际1小时40分钟
晚上去健身房锻炼:预计1小时,实际 50分钟
当我们结束一天的工作时,睡前看到以上的记录,有没有获得一种成就感与踏实感?
很多时候,内心的焦虑并不是来自于没有做事,而是不知道做了什么,没有视觉化的记录和体现。
有了以上体现之后,内心会更加平和,睡眠也会更好,进入良性循环。
(三)不断复盘和改进
很多人对于复盘都不陌生,会定期做一个复盘,比如一个跨度几周的项目,或者一天的生活。
但实际上,使用文本类的工具,可以做到更小维度的复盘,比如在半小时内复盘(或反思)。
清空OmniFocus的收件箱:预计10分钟,实际15分钟。
复盘:部分动作消耗时间多,应该单独安排时间,不该在清空收件箱时执行。
处理OmniFocus的DDL(截止事件):预计1小时,实际 1小时。
复盘:近期有些任务设置DDL不合理,这些任务其实并没有实际的截止时间,是自己为了早点做,设置了DDL,结果DDL任务很多,容易忽略真正有明确截止时间的任务,以后要注意。
参加公司营销会议:预计1-1.5小时,实际 2小时。
复盘:缺少会议前的准备,沟通效率较低,以后在会议前,最好准备好材料、议题、问题,提高效率。
撰写重要客户的方案 :预计1-1.5小时,实际 1小时40分钟。
复盘:使用了之前的部分模版,很好。详细分析了客户的需求,思考细致,很好。在设计视觉效果层面,花时间较多,以后可以先完成内容,然后单独安排时间优化视觉。
晚上去健身房锻炼:预计1小时,实际 50分钟。
复盘:白天工作比较疲劳,晚上酌情减少了锻炼时间。以后,如果白天工作过度,可以减少晚上锻炼时间长度。
你看,经过这样的一天,自己进行了五次反思和总结,是不是进步的速度更快呢?
(四)方便使用模板
我们的人生中,很多事务是在一定范围内循环发生的,我们可以总结为SOP(标准操作流程),提高效率,节约时间,去做更有价值的事情。
比如,我的一日规划,如下图所示:
这个SOP,将很多优秀的知识汇总起来,每天都会看到,每天尽可能多做一些,这样就做到了知行合一,不断提高。当然,这张图片涉及的细节比较多,以后再通过其他方式讲解。
可以说,OmniFocus是在执行层面的有效工具,OneNote是规划和思考层面的有效工具,两者相互配合,才可以构建更加强大的时间管理系统。