明确信息收集渠道

客户沟通渠道：在与客户初次接触时，无论是通过邮件、电话还是社交媒体，都要确定标准的信息收集表格或问题清单。

展会和市场调研：如果是在展会等线下场合收集客户信息，要设计专门的客户信息收集卡片。

核实信息来源的可靠性

对于通过第三方渠道获取的客户信息（如市场调研报告、行业协会提供的名单等），要进行交叉验证。

跨部门信息共享

在公司内部，外贸业务通常涉及多个部门，如销售部门、采购部门、物流部门和客服部门等。建立跨部门的信息共享机制，确保各个部门在与客户互动过程中获取的信息能够及时共享和更新。

定期召开跨部门会议，在会议上各部门汇报与客户有关的最新信息和问题。

员工培训与监督

对员工进行客户信息管理方面的培训，包括信息收集的方法、CRM 系统的使用、信息更新的重要性等内容。通过培训，让员工了解如何准确地收集和更新客户信息，以及信息错误可能带来的后果。

建立监督机制，定期检查员工对客户信息的更新情况。可以通过查看 CRM 系统的操作记录、抽查客户档案等方式，对员工的信息更新工作进行监督和评估。对于信息更新及时、准确的员工给予奖励，对于信息更新不及时或者经常出现错误的员工进行纠正和培训。