熟悉我的人，知道我同时可以干很多事情。所以，经常会有人问我，有什么好的习惯、高效的学习方法，可以提高效率？

还真有，今天我就从下面两个问题出发，聊聊我是如何提高工作效率的。

1.管理好工作任务，为什么对你很重要？

做一件事情之前，最重要的是明白这件事情对你的意义有多大，这样你才有动力和意愿去付诸实践。这部分我们会聊聊为什么管理好工作任务，让你可以超过同龄人。

2. 管理工作任务必须遵循的三项原则是什么？

这部分我会通过自己的真实例子来告诉你，如何用三个原则设计出每天的任务管理清单，从而让你避免低水平勤奋。

一.管理好工作任务，为什么对你很重要？

让我们先听几个问题，看现代职场人会遇到哪些问题，你有没有躺枪。

早上到了单位刚打开电脑，你看到的却是乱糟糟的桌面文件。老板这时候走过来说最近安排的几个工作任务，干的怎么样了，一会汇报一下。你心里焦虑呀，因为还没有完成。

干了会工作，你觉得应该休息下，于是拿出手机看到朋友圈的小红点，然后刷一刷，你觉得反正就一两分钟的事情，劳逸结合，无所谓了。但是，刷完以后抬头一看，发现时间居然已经过去了一大半，手头的工作还有一大堆。

突然被乱七八糟的东西打乱了计划，你觉得这都是别人傻逼，突然增加了自己的工作量。

做一件事的时候突然想起另一件重要的事，你觉得另一个事情的紧迫程度更高，得先做那个，反正都一样。

你每天似乎都很忙，但是一天下来也不知道做了些什么，甚至还有一堆事情没有做完。

如何解决这些问题，提高你的工作效率呢？

出现这些问题的根本原因是，你不知道如何管理自己的工作任务。

那么，问题就来了，为什么管理好工作任务就可以避免这些问题呢？

这是因为管理好工作任务可以防止我们犯错。人的错误可以分为下面图片中的两种。

1）第一种错误无知之错

说的是因为你没有掌握正确的知识，或没有相关的知识而犯了错。比如，你不知道盖房子要考虑地震的可能性，把房子盖错位置或选错材料了，这算是无知之错。

或者你没学过统计概率知识，拿全部身家去创业，最后创业失败，连翻盘的资本也没有了，这是因为不懂概率中的风险知识。

这种错误可以通过学习获得某种知识来避免。

2）第二种错误是无能之错

说的是你虽然掌握了正确的知识，但没有正确的使用知识而犯下的错。比方说，你是航空驾驶员知道起飞前的所有程序，但是你起飞前却忘记解锁方向舵(duo)，结果导致飞机失事，这就是无能之错。

这个无能之错的悲剧，是真实发生过的。当年美国波音轰炸机 b17 在给美国军方进行演示的时候，就是因为飞行员起飞的时候忘了解锁方向舵，结果导致飞机坠毁，这次事故差点把波音公司搞破产。

不仅仅是像轰炸机事故这样的事情，工作生活中我们会犯各种各样的无能之错。比如，开会记错了时间。再比如，每天工作任务太多，没有管理好任务，导致一天下来很多事情没有做完等等。

无能之错，原本是完全有能力避免的，但这种错误却不断地在发生。这是为什么呢？

这是因为我们人类并不能把所有的事情都记住。比如，你刚接完一个客户的电话，又一个电话打进来，这个电话刚打完，同事过来找你商量开会的事儿，结果你就很可能忘了头一个电话答应客户的承诺，导致客户很不满。

你看，不是你无法完成客户的任务，而是要处理事太多而忘记了。这种情况很常见，人在高压的情况下往往很容易忘掉一些事情。

那么，问题就来了，如何避免无能之错呢？

其实很简单，用一个工具将多个任务管理起来就可以了（我日常用的是有道云笔记，它手机上和电脑上都可以随时随地记录想办的事情）。

这时候你可能会说，这很平常啊，怎么样就能帮助我们去避免犯无能之错呢？

下面图片是用工具将多个任务管理起来起到的2个作用。

第一个作用是外包。

当我们用工具来管理多个任务时，就相当于把大脑需要记忆的工作，外包给工具来管理。

要知道，人在压力的情况下，大脑的记忆能力其实是非常不靠谱的。有个说法叫“神奇数字七”，说的就是大脑最多能够同时记住7件事，超过了以后就记不住了。也有脑科学家实验论证，可能大脑只能同时记住4个记忆组块。

不管怎么样，我们都知道，大脑在事情多又高度紧张的时候，就很容易犯错。

而使用工具来管理任务，就相当于让大脑把记忆的工作外包了出去，让大脑集中注意力做判断的工作，这样就可以避免因为大脑记忆的局限而犯错误。

第二个作用是可以对管理的任务进行数据分析。

当我们把工作内容任务记录到一个工具里，就可以对里面的数据进行分析，从而发现潜在的风险。我曾经就对管理的一个事情进行了分析，为此每个月节省了1万元。

现在我们明白了，使用工具管理好工作任务对我们的重要意义是，它可以让我们避免无能之错。

三、总结

我们聊了管理好工作任务，为什么对你很重要。

因为用工具管理多个任务，让我们可以避免无能之错。使用工具管理多个任务，相当于把大脑需要记忆的工作，外包给工具来管理。同时，我们还可以使用工具来分析多个数据，从而发现潜在的风险。

下面我会继续告诉你，管理工作任务必须遵循的三项原则是什么？

我会通过自己的真实例子来告诉你，如何用三个原则设计出每天的任务管理清单，从而让你避免低水平勤奋。

二、管理工作任务必须遵循的三项原则是什么？

这部分我会通过自己的真实例子来告诉你，如何用三个原则设计出每天的任务管理清单，从而让你可以避免低水平勤奋。

1.原则一

第一个原则是任务管理的清单设计要简单可执行。

简单原则在产品设计中我们会经常会看到，例如小米决定，把传统电视的“72键”，缩减为11个键。大受欢迎。

同样的，任务管理不用面面俱到，不要将各种注意事项、操作无巨细全部列出来，而是找到需要提醒我们的关键内容。

可执行是说任务管理清单具有可操作性。我见过有些人将任务密密麻麻的写几页纸，看上去很高大上，最后都扔到马桶旁边了，这就是不可执行。

哪怕你有再多梦想，不可执行的最终都是炮灰。你想想看，如果让你去背公司的人员管理条例，你肯定背不了，这就是不可执行。

下面图片里的表格是我之前在IBM工作期间的任务管理清单，用来记录每天的工作任务。就是遵循了这条原则。

这个每天任务管理清单里只有4个关键字段，足够简单。我们看下每一列里都有什么。

1）第1列时间

这一列没有将时间分成几点到几点那样的时间段，因为实际工作中你不可能将时间分的太细。因为你可能在干一件事情的时候，领导突然又来了另一件事情。

所以，将时间划分成小时来干活是不现实的。为了保持简单的原则，我把时间划分为一天3个时间段，上午、下午、晚上。足够简单吧。

你或许注意到在时间这一列还有上午路上，下午路上的任务安排，这是我给自己碎片化时间系统学习安排的。我习惯在上班的路上，比如坐地铁，坐公交的时间看电子书。

你可不要小看这碎片化时间，当别人刷微博，玩抖音的时间，你却可以完成某本书的几个章节。

从大学到现在工作，我一直保持这个习惯，很多书、还有我写的书稿审阅都是在路上完成的。这样平均每天比别人多学习2个小时，超过同龄人那就是命中注定了。

我这里说的碎片化时间学习，可不是像现在很多人喜欢那样路上随便看几篇朋友圈的文章，今天学这个，明天学那个。看起来很忙碌，但是学来的都是皮毛，哪个领域都不精通。

我一般都是有个长期目标，比如要成为某个领域的专家，就朝这个方向系统学习，碎片化时间只是这个系统学习的一种形式。

你也会看到，我每天晚上会给自己安排一个小时的跑步，为什么要有这个习惯呢？

因为跑步的时候不仅能做自我反省，让我解脱感的感觉，还会让一个人长期坚持一件事情，培养耐心，从而治愈拖延症。

2）第2列

我们再来看每天任务管理清单的第2列要做的事情，这一列列出了当天要做的事情。

3）第3列

第3列截止时间表示每个任务要完成的截止日期。这可以时刻提醒我哪些任务要在截止日期前完成，可以有效的避免我拖延而导致任务没有完成。

中国社科院的一项调查显示，中国有80%的大学生和86%的职场人都患有拖延症。

50%的人不到最后一刻，绝不开始工作。13% 的人没有人催，不能完成工作。

不得不承认，截止日期是非常伟大的发明，如果没有截止日期也许很多公司都已经停止运转了。

4）第4列

在这个每天任务管理清单里的第4列是状态。我会在下班前检查每个任务是否完成，然后记录到这一列里面。

我看到过有人将状态这里写了很多值，比如未开始，正在做，还剩百分之几。这其实是违背了原则一的简单。

为了保持设计简单可执行，第4列状态中我只会填写2个值，也就是完成任务或者未完成任务。

这样保证足够简单，就会让这个每日任务清单执行起来很容易，因为你不需要记住太多内容。

2.原则二

管理工作任务清单要遵循的第二个原则，在执行上要有明确的检查点。什么是检查点呢？

比方，你开车的时候，突然仪表盘上的电瓶灯亮了，这个时候你可能要停车，拿汽车手册翻到电瓶仪表灯亮的那章，看看接下来该怎么样去处理。仪表灯亮就意味着是一个检查点。

同样的，要让每天任务管理清单用起来，就要设置这样的检查点，告诉我们什么时候使用任务管理清单。

前面设计好的每天任务管理清单，我设置了两次检查点。

第一次检查点是在任务发生前，也就是早上的第一件事情，就是打开任务管理清单，看看今天要做什么事情。这保证任务能顺利进行。

第二次检查点是在任务发生后，也就是下班离开前的最后一件事情，就是打开任务管理清单，检查今天做了哪些事情，并在状态这一列里标明哪些完成，哪些未完成。

要想任务管理清单持续有效，一方面要保证任务管理清单做得简单可执行，另一方面就是设置这样的检查点。就要像仪表盘上的报警器，通过这些明确的检查点，来告诉我们什么时候使用任务清单来避免风险。

3.原则三

管理工作任务必须遵循的第三个原则是，任务管理清单里的内容要不断地更新。

任务管理清单要能使用，必须不断地符合实际情况，不能现在用的内容还是当年的老黄历。

在每天下班前，我都会计划第二天要做的事情，并更新到这个每天任务管理清单里。对刚才的任务清单，我是这样操作的：

第1步，删除掉已经完成的任务 第2步，添加第二天要做哪些新的任务 第3步，对任务的优先级进行排序。

很多人喜欢在任务后面加上一列用于表示任务的级别，比如不重要，不紧急，紧急不重要等等。

这看上去写的清楚，但是执行起来很难。因为你还要做任务的时候进一步去识别哪个任务要先完成。这违背了第一关原则：简单可执行。

因为人肉眼的习惯是从上往下去看，所以我的做法是把任务按重要程度从上到下依次排列好，排在前面的就是要先完成的，这样在任务清单里一看就明白先要做哪个了。

为什么要对任务的优先级进行排序呢？不是哪个紧急做哪个吗？

很多人没有排列任务优先级的习惯，想起哪个就做哪个，一天下来看起来很忙，但是效率和成绩却很低。导致这种结果的原因就是没有按优先级对任务进行排序。

划重点：按优先级去完成任务的人，可以主动支配并优化自己的时间。只要优先级出现，这个人的行为就会遵循幂律分布的规律。

这是因为你为事情设定了优先级，对每一个问题响应的时间就会变得相当不均匀，有一些任务会在第一时间被执行，还有一些就会永远往后推，甚至被无限期搁置起来。

想深入了解幂律分布是如何改变个人命运的，可以看我之前写的这一篇文章《知道这知道这两个商业模式的人，都实现了财务自由》

到这来你已经明白了任务排序的重要意义，那么你可能会问了，猴子，我还是不太会安排任务的优先级，有什么好的办法吗？

这张图片里是我每天如何安排任务的优先级的，这套方法也适合你去实践。

如果把时间从不紧急到紧急画成横轴,，把事情从不重要到重要画成纵轴。这样就把整个空间划分成四个象限了。这就是时间管理四象限方法。

我们分别来看下这4个象限。

第一象限是紧急而重要的事情，必须首先处理优先解决。例如重要的会议工作。

第二象限是事情在时间上不紧急，但是它对于我们有重要的影响。例如你学习某个新的技术，对于以后工作或者职业发展就是重要的。

我一般会把重要的任务放到上午去完成，因为上午大脑是最清醒的，而且是最高效的。比如编写代码，分析数据，写书稿等，这些需要耗费脑细胞，必须单脑清醒才能高效完成。

第三象限包含的事情是那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急但并不重要。

我们要特别注意，这一象限的事情具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像那些无所谓的电话、附和别人期望的事都并不重要。

例如领导要求你下班前给联系下某个客户的系统是否开发完。这个事情看起来紧急，但是不重要。所以你可以放到下午去完成，因为下午人的大脑没有上午有效率。有的人把这样的事情放到上午去完成，而占用了自己重要的事情，是得不偿失的。

所以，你看到虽然同样一家公司的同事，由于工作任务优先级安排的不合适，过几年再看，有的人还继续干着原来的工作，而有的人却技术能力提升，实现职位晋升。

第四象限的事情大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，比如工作里面反锁的不重要的事情，你都可以安排到下午。

我自认为比周围的人工作效率更高，工作质量也更高，是因为我一直把重要，不紧急的事情放到上午，因为这个时候单脑是最清醒的，效率也是最高的。其他乱七八糟不重要的事情放到下午去完成。

4.总结

1）第1部分，我们聊了管理好工作任务，为什么对你很重要。

因为用工具管理多个任务，让我们可以避免无能之错。使用工具管理多个任务，相当于把大脑需要记忆的工作，外包给工具来管理。同时，我们还可以使用工具来分析多个数据，从而发现潜在的风险。

2）第2部分，我用自己的亲身实践案例，每天的任务管理清单，我们聊了管理工作任务，必须遵循的三项原则管理工作任务必须遵循的三项原则。

如果你有认真学习这些内容，那么恭喜你已经掌握了如何使用工具设计每天的任务管理清单，从而提高工作效率。

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