在选择视频会议软件时，功能和价值是最重要的因素。你需要一个用户友好且直观的平台，该平台需具备满足你用户业务需求的能力和核心协作功能，但是，你也不希望为不会使用的“附加功能”而支付过多费用，这些附加功能可能包括电子邮件域、团队聊天或AI功能。
以下是选择视频会议软件时需要考虑的一些具体事项：
视频会议的基本功能
除了确保你的视频会议软件支持你想要的参会人数外，一些关键功能还可以让你充分利用虚拟协作。这些关键功能包括白板、分组讨论室、投票和实时聊天。
下面是对要考虑的基本视频功能的进一步了解。
• 屏幕共享：这是最基本的视频协作工具，屏幕共享使你能够将屏幕、选项卡或窗口展示给所有人。每个付费和免费计划都包含此功能。
• 聊天：几乎与屏幕共享一样重要，实时聊天日志使参会者能够通过文本进行无声交流。虽然大多数提供商只允许全体成员发送消息，但一些提供商(如Zoom)允许参会者之间发送私人消息。
• 白板：白板功能将屏幕变成空白画布，为参会者提供画笔、模板、便利贴等绘图工具。多个用户可以同时绘图，支持想法的产生和头脑风暴，并且可以在会议后保存和共享白板。
• 标注工具：标注工具允许用户在会议期间做笔记，提供字体大小、加粗、项目符号和编号等格式设置选项。
• 投票和问答：投票功能允许主持人输入问题和答案选项，参会者可以实时回答。大多数平台允许你提前设置这些问题，或在会议期间即时创建。
• 分组讨论室：分组讨论室使你能够将参会者分成多个小房间，每个房间进行预设时间的讨论。此功能鼓励参会者之间进行更深入的互动，并为每个人提供更多发言机会。
Webex、Google Meet、RingCentral和Zoom提供免费且功能丰富的计划，Zoom拥有最好的白板和标注工具，而Webex的投票功能最为先进。
参会人数和会议时长
视频会议提供商和计划在每次会议允许的参会人数和会议的最长时间限制方面存在显著差异。如果你主要寻求一对一或小型团队会议，那么免费计划可能是最佳选择，另一方面，许多更高级别的计划允许你在通话中主持200多名用户，非常适合大型公司会议。特别是，Google Meet、Webex、Zoom和ClickMeeting提供支持多达1000名参会者的付费计划。
大多数免费计划的主要缺点是它们将会议限制在一小时或更短，这可能会给参会者带来太大压力，导致他们匆忙结束讨论，然而，Google Meet的免费计划对一对一会议没有时间限制，Zoho支持多达100名参会者进行一小时的会议——这是免费计划中两个最宽松的时间限制。所有付费计划都将时间限制延长至5至24小时不等，为你与任何规模的团队进行协作提供了所需的时间。
价值
视频会议解决方案的价值涉及其价格以及你每花费一元钱所获得的内容。由于视频会议提供商在其免费计划中包含了许多出色的功能，因此免费计划通常只为偶尔需要视频会议的公司提供最佳价值，然而，一些付费计划提供了针对特定用例非常有价值的高级功能。
如果你的团队已经为Google Workspace付费，那么Meet是免费包含的，这很容易做出选择。同样，对于Microsoft Teams和Zoom Workplace也是如此，尽管即使你的公司不使用Zoom Workplace，Zoom的免费和付费视频会议也极具价值。如果你希望获得会议的AI摘要和见解，那么RingCentral的免费和付费计划非常有价值，而Webex Meet的低级别付费计划对于投票和受众互动非常有价值。
团队协作功能和“附加功能”
一些视频会议提供商添加了超越虚拟会议的独特功能。例如，Microsoft Teams和Google Workspace在其更高级别的计划中包含了自定义电子邮件域，这是寻求扩展其通信系统和专业形象的公司的选择。
沿着同样的思路，一些视频会议软件还充当了包含团队聊天的统一通信中心。Zoom、Microsoft Teams、Google、Webex、GoTo Meeting和CyberLink U Meeting都包含团队聊天功能。
Microsoft Teams和Google Meet的付费计划包括超出视频会议的应用程序套件。例如，Teams捆绑了Microsoft 365应用程序，如Word和Excel，而Google Meet则添加了Docs和Sheets。如果你想构建文档和内容的基础架构，那么这些提供商提供了无与伦比的价值。
用户体验
你的视频会议解决方案必须令人愉快且易于使用。这意味着该应用程序易于启动，视频会议可以快速设置和安排，并且会议中的主持人控制直观易懂。我建议你在决定使用付费计划之前，先试用你首选选项的免费试用版或免费版。
我发现Google Meet提供了最佳用户体验，设置会议和访问会议中控件的过程非常容易，但是，Zoom和Microsoft Teams也是用户友好的应用程序，我还发现Dialpad的会议显示界面令人愉悦且现代感十足。
