会计记账的整个流程称为账务处理程序,会计核算的最终目的是制作会计报表。虽然账务处理程序有很多种,但根本思路是相同的,它们的不同之处仅在于登记总账的方法。例如业务量小的企业,直接利用记账凭证登记总账,其采用的是记账凭证账务处理程序;业务量稍大的企业,则在登记总账之前,会事失将记账凭证进行汇总处理,得到汇总记账凭证后依此来登记总账,其采用的是汇总记账凭证账务处理程序。下面要介绍的是科目汇总表账务处理程序,也就是利用科目汇总表来完成总账的登记操作。
科目汇总表账务处理程序是根据记账凭证定期编制科目汇总表,再根据科目汇总表登记总账的一种账务处理程序;科目汇总表账务处理程序下的记账流程如下图所示。
记账流程
【步骤(1)】根据原始凭证编制汇总原始凭证,这一步并不是必须的,只有当确有需要汇总的时候才进行汇总。比如出差人员报销差旅费时,会涉及较多的原始凭证,此时就可以先将零散的原始凭证汇总,编制好汇总原始凭证后再填列记账凭证。
【步骤(2) 】根据原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证。
【步骤(3) 】根据涉及“库存现金”科目和“银行存款”科目的记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账。
【步骤(4) 】根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细账。
【步骤(5) 】根据各种记账凭证编制科目汇总表。
【步骤(6) 】根据科目汇总表登记总账。
【步骤(7) 】期末将现金日记账、银行存款日记账和明细账的余额同有关总账的余额进行核对,保证账账相符。
【步骤(8) 】根据对账并结账后的总账和明细账编制会计报表。
以上步骤就是科目汇总表账务处理程序下的账务处理流程,也就是会计记账和核算的大致过程。上述流程中使用的记账凭证指的是通用记账凭证,有些企业在进行会计核算时,由于业务需要会使用专用记账凭证,即将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。这种情况下,就应该根据现金收款与付款凭证、银行存款付款凭证中涉及现金的凭证登记现金日记账,根据银行存款、收款与付款凭证、现金付款凭证中涉及银行存款的凭证登记银行存款日记账。
科目汇总表账务处理程序因其简单方便的特点,成为许多企业选择使用的账务处理程序。在进行会计核算时,会涉及很多会计载体的运用,如记账凭证、各种账簿、科目汇总表、试算平衡表和各种会计报表等,它们之间是存在一定的联系的,只有清楚了这些内在联系,在制作和使用对应的模板时才会更加得心应手。下图所示即各种会计对象的关系示意图。
各种会计对象的关系示意图