摘自《极简工作法》，作者刘芳，本文系授权转载。

工作中，我们难免会碰到各种琐碎、杂乱的事情纠缠在一起，若不懂得按轻重缓急处理事情，这些繁杂的工作就会变得焦头烂额，不但会耗费时间和精力，还无法把该做的工作做好，导致工作效率低下。

如何按轻重缓急区分各项事务，将它们排入四个象限呢？如何运用四象限法则来提高工作效率呢？

第壹步- 把所有要做的工作罗列出来 -

拿出一张纸或一个笔记本，以一天或一周为时间单位，将要做的工作罗列出来。如：

拜访三位有意向的客户；

与一位供货商签订供货合同；

向上司提交上周的工作总结；

准备明天的会议材料；

维修电脑；

看20页关于提高工作效率的书籍；

观看近期上映的电影；

打扫房间；

……

第贰步- 按重要程度对要做的工作进行分类 -

著名的麦肯锡公司建议，按照事情的重要程度排列执行的先后次序。什么是重要程度呢？是指对实现目标的贡献大小或价值大小。对实现目标的贡献越大、价值越大的事情越重要，越应该优先做；对实现目标的贡献越小、价值越小的事情越不重要，越应该延后处理，甚至不处理。即按照“我现在做的这件事，是否使我向目标更进一步？”来判断事情的轻重缓急。

在麦肯锡，每个人都有一种工作习惯，即按照工作的重要程度排序。在开始每一项工作之前，他们都会先弄清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是无足轻重的。每一项工作都如此，每一天安排工作都是如此，甚至一年或更长时间的工作计划，也是这样安排的。

根据这个原则，我们对上面所列的工作进行分类：

（1）第一象限：重要且紧急的工作（今天最好完成）。

拜访三位有意向的客户；

与一位供货商签订供货合同；

准备明天的会议材料；

维修电脑。

（2）第二象限：重要且不紧急的工作（可以明天去做）。

向上司提交上周的工作总结；

看20页关于提高工作效率的书籍；

打扫房间。

（3）第三象限：紧急但不重要的工作。

观看最近上映的电影。

（4）第四象限：不重要也不紧急的工作。

这类工作并未罗列出来，如果当天碰到了这类工作，再将其纳入这一象限。

第叁步- 这项工作由我做还是委托别人做 -

把各项工作放入正确的象限后，不用急着行动。试着针对各项工作，思考这项工作必须由我做，还是可以委托或授权别人做？

比如，针对第三象限——观看最近上映的电影，你完全可以将其推后——“稍后做”。针对第四象限的工作，如果你是中层管理者，可以授权下属去做；如果你是普通员工，可以委托同事帮你做，或者干脆推后，等自己有空了再去做。

对于第一象限和第二象限的工作，既不能丢掉不管，也不能拖延不做，更不能授权他人做，而要按照重要性的优先顺序安排到日程表中，然后优先去做，亲自去做。比如，在“拜访三位有意向的客户”“与一位供货商签订供货合同”“准备明天的会议材料”“维修电脑”四项工作中，你应该优先做第二项工作，然后拜访三位有意向的客户，再维修电脑，最后准备明天的会议材料。因为如果时间不够，你可以在下班时间准备会议材料。但在下班时间拜访客户、修电脑则不妥。