来一个小思考题:假设你是一个项目团队Leader,在每周的早会上需要听取20多名成员的周工作总结,并在此基础上,对团队整体工作做出总结和点评。
员工A和B分别这样汇报:
汇报A:
“呃……我这周做了很多事,比如和客户沟通了几次,然后做了些文档整理,还有……哦,对,还有一次会议。我感觉工作挺多的,但好像没啥特别的结果,嗯,大概就这样吧。”
汇报B:
“这周我完成了三个关键任务:客户沟通:与两位重点客户进行了沟通,解决了他们关于产品功能的疑问,获得了初步好评。文档整理:整理了产品文档,为下周新员工培训做准备。团队会议:在周三的会议中,提出了项目流程优化建议并得到采纳。结果:通过这些任务,我提高了客户满意度,并为团队的工作效率提升做出了贡献。”
你更想听到哪种汇报?
是A这种——没有重点,语句模糊,让你难以了解真实进展,需要花费额外时间去追问细节?
还是B这种——条理清晰、内容简练,让你快速掌握进展、关键成果,并能够迅速做出决策和点评?
我猜大多数人都会选择B这种汇报,但在自己做汇报时,不自觉的,又跳回了A这种模式。这背后的原因很简单——你只是听了别人这样做汇报,觉得好厉害好优秀,但对这种汇报模式却没有基本的定义和认知。今天小编就带大家了解汇报A——结构化汇报的基本逻辑和实操要点。
一、结构化汇报的基本逻辑结构化汇报是指在工作或学习场合中,通过清晰的逻辑和合理的顺序,使听众能够快速理解并记住关键内容。
核心原则:
清晰简洁:避免冗长,突出重点。
逻辑清楚:汇报有明确的层次和逻辑顺序。
数据支持:适当使用数据、事实或案例来支撑汇报内容。
目标明确:确保汇报内容围绕汇报目的展开。
基本逻辑:
1.明确目标
是为了汇报进展、解决问题、还是提出建议?
希望听众得到什么信息、作出什么决策?
关键点:聚焦目标,避免冗余。
2.构建清晰框架
通常可以采用经典的“金字塔原理”或其他逻辑框架,按照以下顺序展开:
(1)总分结构:
先总后分:先给出结论,再阐述理由;
层层递进:每一层都有清晰的分支,逻辑关系明确。
(2)三段式结构:
开头:说明背景和目的;
中间:详细阐述重点内容;
结尾:总结关键点,给出行动建议或结论。
3.聚焦核心信息
突出核心问题和关键数据,避免过多细节;
使用事实和数据支持结论;
若涉及复杂内容,可用图表辅助说明。
4.逻辑性强,条理清晰
因果关系:问题-原因-解决方案;
时间顺序:按照事件发展的先后顺序;
重要性顺序:由高到低陈述。
5.简洁表达
语言简明扼要,避免冗长;
每部分控制在2-3分钟内完成(根据具体情况调整)。
6.互动与预期管理
预留时间回答听众可能的疑问;
对听众关心的问题重点说明。
二、4种常用的结构化汇报逻辑框架1.金字塔原理 (Pyramid Principle)
金字塔原理强调结论先行,逐层展开细节。适用于向管理层或客户进行简洁、有力的汇报;需要快速赢得支持的内部讨论或团队会议;商务谈判或销售场景;面试中的自我介绍或案例分析。
结构:
结论:汇报的核心观点或总结。
主论点:支持核心观点的几个主要论点。
细分论据:支持每个主论点的细节、数据或案例。
示例:
结论:本季度的销售额增长了20%。
主论点1:新市场开拓带来了额外收入。论据:开拓了3个新城市市场,销售额贡献为XX万元。
主论点2:线上推广活动效果显著。论据:通过线上活动吸引了5000名新客户。
2.FAB 模型(Feature-Advantage-Benefit)
FBA模型是一种强调产品或服务价值的表达方法,特别适用于突出用户需求和利益的场景。例如:制作广告文案、产品宣传手册、社交媒体内容;回应客户疑问,解释产品如何满足他们的需求;与潜在投资者或合作伙伴的沟通等场景。
结构:
Feature(特点):产品或项目的特征是什么。
Advantage(优势):这一特征带来了什么优势。
Benefit(好处):它如何满足用户需求或解决问题。
示例:
特点:我们的软件支持实时数据同步。
优势:可以跨设备无缝衔接工作。
好处:团队可以更高效地协作,提升工作效率。
3.STAR 模型(Situation-Task-Action-Result)
常用于汇报工作成果、案例分析或个人绩效。
结构:
Situation(情境):背景情况或问题。
Task(任务):需要完成的目标或任务。
Action(行动):采取的具体措施或步骤。
Result(结果):取得的成果或效果。
示例:
情境:针对团队面临项目进度延迟的问题。
任务:我们需要在两周内将项目进度追回。
行动:我们调整了工作流程,增加每日进度跟踪,分配额外资源。
结果:最终项目按时完成,客户满意度提高了15%。
4.5W2H 模型(What, Why, Who, When, Where, How, How much)适用于全面、细致地汇报项目或方案。
结构:
What(是什么):项目、任务或问题是什么?
Why(为什么):为什么要这样做?
Who(谁):涉及哪些人或团队?
When(何时):时间节点或进度如何?
Where(在哪里):实施地点或应用场景。
How(如何做):具体的做法或流程。
How much(多少费用/资源):涉及的成本、预算或资源投入。
示例:
What:实施新的客户管理系统。
Why:提升客户跟进效率。
Who:销售团队和IT部门。
When:下季度初上线。
Where:全国各分公司。
How:分阶段部署和培训。
How much:预算20万元。
除此之外,我们也要关注汇报的听众:
高层领导通常关注结论和结果。
同事或团队可能更关注过程和细节。
更重要的是,想要做好结构化汇报,需要你对自身或团队的工作保持清晰和有逻辑的认知。
可以用看板类工具(例如板栗.看板)做工作流的整理和安排,这样可以清晰记录自己的工作初心和要点,以及每一步重要动作,汇报或演讲的时候更自如。
STAR模型工作总结示例图(板栗.看板)
无论是书面报告还是口头汇报,结构化汇报都能帮助企业更好地展示工作成果、分析问题并提出解决方案。掌握结构化汇报的技巧,不仅能够提升个人的职业能力,还能为企业的发展提供有力的支持。