一、实物档案管理痛点

查找困难：传统档案管理依赖人工记忆和纸质索引，面对大量档案时，定位特定档案耗时费力。

盘点耗时：人工盘点需逐份翻阅档案，效率低且易出错，难以实时掌握档案库存情况。

借阅归还管理不便：手工登记借阅信息易出现遗漏、错误，导致档案借阅状态混乱。

数据更新不及时：档案状态变更后，信息记录和更新不及时，影响数据准确性和管理决策。

二、首码RFID智能档案管理系统功能

档案登记：通过 RFID 打印机为每份档案生成唯一的 RFID 标签，录入档案基本信息，如名称、编号、分类、日期等，确保档案信息的准确性和完整性。

入盒：将档案放入粘贴有亮灯 RFID 标签的档案盒，在系统中关联档案与档案盒信息，方便后续查找和管理。

上架入库：使用 RFID 手持机扫描档案盒标签，将档案信息与库位信息绑定，实现快速上架入库，同时更新系统中的库存位置数据。

借阅归还：借阅时，用 RFID 手持机扫描档案标签，记录借阅人、借阅时间等信息；归还时，再次扫描确认归还，系统自动更新档案状态。

盘点：利用 RFID 手持机进行快速盘点，自动识别和读取档案标签信息，与系统数据对比，生成盘点报告，显示差异情况，便于及时核对和调整。

三、硬件设备

RFID 手持机：用于快速扫描和读取 RFID 标签信息，实现档案的上架入库、借阅归还、盘点等操作，提高工作效率和准确性。

RFID 打印机：用于打印和写入 RFID 标签，为每份档案和档案盒生成唯一的电子标识，确保信息的可追溯性。

亮灯 RFID 标签：粘贴在档案盒上，当需要查找特定档案时，系统可远程控制标签亮灯，快速定位档案位置。

四、系统优势

提高效率：自动化的标签识别和数据采集，大大缩短了档案查找、盘点和借阅归还的时间。

准确性高：减少人工操作带来的错误，确保档案信息的准确记录和更新。

实时监控：实时掌握档案的位置和状态，便于及时调整管理策略。

方便查找：亮灯 RFID 标签实现快速定位，提高档案查找效率。