差旅报销是企业日常管理中不可或缺的一环，尤其在业务全球化、差旅频繁的背景下，如何有效管理差旅报销并控制成本，成为众多企业面临的重要挑战。传统的差旅报销流程往往繁琐低效，缺乏透明度，容易导致预算超支。为了应对这些问题，企业越来越多地引入数智化解决方案。以差旅报销平台分贝通为例，分贝通的费控BI就是差旅报销数智化的典型代表，通过商业智能技术，助力企业实现差旅的成本管理和流程优化。
差旅报销是什么？
差旅报销是指员工因公务出差所产生的交通、住宿、餐饮等费用，经过公司批准后予以报销的过程。传统的差旅报销流程通常依赖于手动提交报销单据和发票，再经过逐级审批，整个过程费时费力。这样的流程不仅导致效率低下，还容易出现支出数据分散、费用难以监管等问题，企业难以在第一时间掌控整体差旅支出情况，影响预算和成本控制。
随着企业业务规模的扩大，差旅报销的复杂性增加，如何通过数智化手段为差旅报销降本增效，已成为企业亟待解决的课题。
差旅报销如何降本增效？
差旅报销平台分贝通的费控BI通过一系列智能化工具，将差旅报销的各个环节数字化、可视化，帮助企业从数据分析到预算优化全流程降本增效。以下是分贝通费控BI在差旅报销中的几大核心功能：
专题分析：精准编制差旅报销预算
差旅报销平台分贝通的费控BI首先通过其【专题分析】功能，基于企业的历史差旅报销数据进行多维度分析，帮助企业合理编制差旅预算。从机票、酒店到交通和餐饮等支出项，企业可通过专题分析模块，提前预见未来可能的差旅支出，避免预算不足带来的业务中断风险。同时，通过对供应商价格和服务质量的深入对比分析，企业能够更精准地选择性价比高的差旅服务供应商，进一步优化差旅报销成本。例如，差旅报销平台分贝通费控BI能够深入分析机票价格、舱位选择、退改签政策等多项数据，帮助企业制定更精确的差旅报销预算，并确保差旅政策的执行与企业实际需求相符。
2. 异常预警：实时反馈差旅报销异常问题
差旅报销平台分贝通的费控BI系统通过【异常预警】功能，使企业能够随时掌控差旅报销的各项支出情况。分贝通的异常预警模块与企业ERP和OA系统无缝对接，通过大数据分析，企业管理者可以及时发现差旅报销中的异常问题并及时作出调整。例如，某企业通过该功能发现临时差旅安排较为频繁，退改签费用占机票总支出比例过高。通过调整差旅规则，该企业有效降低了机票成本，提升了差旅报销管理的效率。
行业洞察：优化差旅费用管控
差旅报销平台分贝通的费控BI通过【行业洞察】功能，为企业提供行业对标数据，帮助企业优化差旅报销管控规则。系统涵盖机票、酒店、用车等多个差旅场景，支持多维度的数据分析，使企业能够根据行业标准和竞争对手的情况，及时调整差旅政策，提升费用管理的科学性与合理性。通过了解行业趋势和市场波动，企业可以更好地管理差旅报销支出，避免高峰期的高额费用支出，确保费用管控更加高效。
4.数据发现：优化管理策略
差旅报销平台分贝通的费控BI通过【数据发现】功能，对差旅数据进行全面分析和深度挖掘，帮助企业发现潜在的风险和节省空间。系统生成多维度的差旅报表和费用分析报告，详细展示各项费用的分布情况和使用效益。比如：分贝通费控BI可以提供强大的数据可视化报表功能，帮助企业将复杂的差旅报销数据以简明直观的图表形式呈现。通过饼图、柱状图等多种图表展示，企业可以迅速识别出差旅报销中的异常开支和潜在优化点。
此外，分贝通费控BI还支持生成多维度差旅报销报告，帮助企业更深入地挖掘潜在的节约空间。
合作案例分析
以差旅报销平台分贝通合作伙伴——某整车制造商为例。该企业是一家拥有全球化业务布局的知名企业，差旅费用一直占据了其运营成本的重要组成部分。随着企业业务扩展，差旅活动愈加频繁，尤其是在华东地区的生产基地，员工的差旅频率和住宿需求大幅增加。然而，尽管该企业已经建立了基础的差旅管理体系，但其差旅报销中酒店支出持续攀升，难以有效控制。通过与分贝通合作，该企业借助分贝通的费控BI工具，成功识别并解决了这一问题。
问题发现：华东地区酒店支出高居不下
通过差旅报销平台分贝通的费控BI分析报告，该整车制造商发现，华东地区生产基地的差旅费用中，酒店支出长期占据总差旅支出的50%—60%，在某些月度，酒店费用甚至攀升至70%—80%。更为重要的是，分贝通的费控BI报告显示，入住量Top10的酒店并未托管，员工经常选择这些酒店进行差旅住宿，但由于未加入企业的酒店管理或托管体系，这些酒店的定价和折扣并未受到企业集中采购的控制，从而导致成本居高不下。
优化建议：完善酒店托管体系
鉴于酒店支出占比过高，分贝通通过其费控BI系统给出了优化建议，建议该整车制造商通过分贝通平台进一步完善酒店托管体系，尤其是将高频入住的前十家酒店纳入托管范围。具体措施包括与这些酒店谈判合作，通过集中采购和协议价获得更具竞争力的折扣和优惠。同时，分贝通还建议在选择酒店时，结合费控BI中的历史入住数据和市场价格波动情况，优化差旅酒店的选择范围，从而避免不必要的高额支出。
成果：酒店支出大幅下降
该整车制造商根据分贝通的建议，迅速行动，与高频入住的酒店达成了托管协议，并通过分贝通平台对酒店资源进行集中管理。在协议签订后的几个月内，企业对比了历史差旅数据，发现尽管员工的出差频率和整体差旅需求并未显著下降，但酒店支出同比下降了近百万元。通过差旅报销平台分贝通的费控BI的数据可视化功能，企业可以清晰地看到酒店支出在托管后出现了显著的降低，尤其是在华东地区，酒店费用下降幅度尤为显著。
关于差旅报销优化的Q&A：
1.如何通过差旅报销平台优化预算编制？
差旅报销平台分贝通的【专题分析】功能基于历史数据，帮助企业精准编制差旅预算。它可以深入分析机票、酒店等支出，确保企业的差旅政策与实际需求相符，避免预算不足或超支。
2.如何通过异常预警功能优化差旅管理？
分贝通的费控BI系统具备【异常预警】功能，实时反馈差旅报销中的异常支出，如频繁的退改签费用。企业可根据预警数据调整差旅政策，有效减少不必要的开支。
3.费控BI如何帮助企业优化差旅政策？
分贝通费控BI的【行业洞察】和【数据发现】功能帮助企业通过行业对标数据和差旅数据深度挖掘，优化差旅报销管理策略。通过这些工具，企业能够识别高成本支出，并及时调整政策，达到降本增效的目标。
4.差旅报销数智化平台如何提升报销流程效率？
数智化平台如分贝通能够将差旅报销的各个环节数字化、自动化，减少手动填写报销单和逐级审批的时间。通过无缝对接企业的ERP系统，员工可以更快提交报销申请，管理层能够实时审批，大幅提升流程效率。
5.差旅报销平台如何帮助企业优化供应商管理？
分贝通平台通过【专题分析】功能，深入分析供应商的价格和服务质量，帮助企业选择最具性价比的供应商。通过集中采购和协议价，企业可以与高频使用的供应商达成协议，进一步降低差旅费用。
总结：
该整车制造商的成功案例充分展示了差旅报销平台分贝通费控BI在差旅费用管理中的强大效用。通过对差旅报销数据的深度挖掘与分析，企业不仅能够识别支出中的高成本项，还能够通过数据驱动的策略调整，精准优化差旅政策，达到降本增效的目的。这一案例也表明，在全球化业务中，企业需要依赖像分贝通这样的数智化工具，实时监控和调整差旅管理政策，以应对日益复杂的市场环境和差旅需求。
