主题明确：主题要简洁明了，准确概括邮件内容，让收件人一眼就能明白邮件的大致内容，避免使用模糊不清或过于笼统的主题。
开头称呼恰当：使用恰当的称呼，应尽量使用具体的称呼，以体现对客户的尊重。
正文条理清晰：正文内容应条理清晰、语言简洁，避免冗长复杂的句子和过多的修饰词，便于收件人阅读和理解。
结尾结束语合适：结尾要有合适的结束语，然后签上自己的名字、职位以及公司名称。
文本内容规范语言准确：使用目标客户的语言进行沟通，避免出现语法错误、拼写错误和用词不当的情况，确保语言表达清晰准确。
语气恰当：根据与客户的关系和写信的目的来选择合适的语气。不要使用过于生硬或者傲慢的语气，不然很容易引起客户的反感。
避免缩写和俚语：不要使用晦涩难懂的缩写、俚语和行话，以免引起误会。
重要内容突出：可以用加粗、大写或下划线等方式标记重要内容，但不要把邮件整得太花花绿绿，以免影响阅读体验。
附件使用规范内容完整且格式正确：如果需要向收件人发送文件，添加前确保附件文件的格式正确、内容完整且无病毒，同时在正文中简要说明附件的内容和用途，提醒收件人查看。
文件大小适中：避免使用过大的附件，以免导致邮件发送失败或被收件人邮箱拒收。
