12个办公职员必备的Excel技巧,建议收藏学习!

迎曼说Excel 2024-05-31 00:37:33

Excel秘籍大全,前言文章最后有彩蛋!好礼相送!

如果在 Excel 中有一个工具可以轻松地添加很多行,且无需担心更新公式引用、可自由变换格式、可视化筛选、不用写公式就能计算求和且公式自动填充等等功能。这个工具就是 Excel 中的表格,也是我最喜欢用的 Excel 功能之一。

Excel秘籍大全,正文开始

本文就教大家如何创建表格以及表格使用中的 12 个技巧。

Excel表格

什么是 Excel 表格?

在 Excel 中,表格是一种用于组织和处理数据的工具。它由水平的行和垂直的列组成,交叉点形成单元格。Excel 表格具有强大且实用的功能,能方便的以结构化的方式存储、组织和分析数据,并提供了丰富的功能和操作,这使数据处理更加高效和灵活。

如何创建表格?

在 Excel 中创建表格很简单,你所要做的就是选择一系列单元格,然后在 Excel 的“插入”功能区中单击“表格”按钮(或使用快捷键 CTRL + T)。

创建表后最重要的事情 - 为其命名

创建表格后,转到“表设计”功能区,在“表名称”字段为表格命名。如果您不命名它,Excel 会将其称为“表 1” 或其他名称。但是一旦赋予它有意义的名字,就能在使用结构化引用和编写公式时更加简便且更具可读性。因此,不要忽略这一步,请先命名你表格。

自由变换表格格式

Excel 有一些很棒的预定义表格格式设置选项。只需选择表格中的任何单元格,然后转到“开始”功能区,单击“套用表格格式”即可在诸多样式中选择自己喜欢的表格格式。

如果你对预定义的格式感到厌倦,还可以轻松定义自己的表格格式配色方案。

为表格添加斑马线

当创建表格时,Excel 会自动在表格中设置“斑马线”(镶边行和镶边列)。当在表格添加或删除行/列时,也会自动处理。你也可以在“表设计”功能区中打开/关闭镶边行和镶边列功能。

表格默认带有数据筛选和排序选项

每个表格都带有筛选器和排序选项,以便可以单独筛选和排序该表格中的数据。这意味着,如果工作表有 2 个表格,则每个表格都有自己的数据筛选器(通常 Excel 不允许工作表中添加多组筛选器)。

提示: 向下滚动时,仍然可以在标题中看到筛选器选项。

使用切片器更快更容易的筛选数据

切片器是可视化筛选器。使用切片器,可以通过单击所需的数据类型来筛选数据(或数据透视表、数据透视图)。

告别单元格引用,使用结构化引用

表格最重要的优点是,在编写公式时可以直接使用命名“表名称”,而不是使用单元格引用(如 A 1,A 1:A 10)。这就是前文所说的为什么创建完表格后先要给其命名。结构化引用的优点在于可以灵活的引用表格中的数据。如在单元格输入“=产品”会显示表格中的全部数据,输入“=产品[ #全部 ]”会显示表格全部内容,输入“=产品[ #标题 ]”会显示表格标题等等。

可以编写如下所示的公式:

结构化引用的另一个优点,当添加或删除行/列时,无需担心更新引用。

轻松制作计算列

学习了结构化引用,你会发现在表格中制作计算列非常容易。而且只需在计算列的第一个单元格输入计算公式后,Excel 会自动在该列的其余单元格中填充公式。

不用编写公式的情况下对表格求和

此外,还可以对表格中的数据计算平均值、计数、最大值、最小值等,且这些都不用自己输入公式。

删除表格行、列,不用担心伤及无辜

我们都知道在删除整行或整列时,会连同这行或列的数据全部删除掉。但在表格中删除行或列只会删除表格区域内的行或列,不会影响到表格以外的数据。

如果需要,可将表格转换回普通区域

如果要返回到普通的单元格区域,可以在“表设计”功能区中单击“转换为区域”,转换后,Excel 会将公式中的结构化引用更改为单元格引用。

将表转到数据透视表

当你无法分析一堆数据时,数据透视表就有用武之地了。在“表设计”功能区中单击“通过透视表汇总”创建数据透视表。用表格创建的透视表,随着表格中数据的变化而随之更新(记得“刷新”)。

单独打印表格

在表格中选择任意单元格,单击“打印”(按快捷键 Ctrl+P),然后在设置区域中,选择“打印所选表”选项。

以上就是要分享给大家的 Excel 表格创建和使用的几个技巧,相信通过使用你也会喜欢上这个强大且实用的功能。

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