办公室主任需要掌握的“平衡术”

品言蓝海心语 2024-10-31 22:44:38

办公室主任是保证团队有序运转的指挥者、协调者。其各方利益的协调是其主要职责,“平衡好”各方利益至关重要,因此作为办公室主任必须要做到以下六个“平衡”。 一、做好一把手与副职的平衡 作为办公室主任做好一把手的政务服务是其主要的职责,但是作为副职是一把手决策的执行者和落实者,在做好一把手履行职责服务的同时,也要全面安排好副职做好落实的服务保障,比如:副职召集会议的组织、公务出行车辆的安排、公务活动时间的协调等等。让副职感受到你对其的尊重和工作的重视,充分体现作为办公室主任考虑问题周全细致,以自己对一把手和副职的“平衡”,使一把手与副职之间的关系协调和谐。 二、做好副职之间的平衡 作为副职有排名的先后顺序,分工领域的工作有轻重难易之分。不能根据与副职的关系亲疏,厚此薄彼,要一视同仁,维护副职的尊严。比如:办公室的安排、出行工具的选派、会议时间冲突的协调,工作事项的合并部署等,以此使副职之间相互协调、相互配合、相互理解和相互支持,营造团结务实和谐的工作氛围。 三、做好内部各单位的平衡 作为办公室主任是领导决策的贯彻者、推动者,而内部各单位是具体的执行者、实施者。任何一个单位工作的缺失都会给总目标任务的完成造成缺位。要协调好各单位之间搞好协作配合,合理解决他们工作中遇到的问题,提供同样的后勤保障服务。比如:内部个别单位需要以组织名义号召各单位积极响应配合的事项,以及需要以组织名义对外协调的事项都要积极主动的去帮助解决,让内部各单位感受到综合协调的作用和重要性。 四、办公室内部人员的平衡 作为办公室每一名员工所承载的工作任务,都具有全局性和综合性,都是围绕全局性工作开展的具体工作事项,要指导他们认真领会上级和组织的意图,紧密结合工作实际,创新性地做好部署落实。要为他们之间的工作提供便利和服务,充分体现部门的优势。比如,工作的分工、工作量的分配等,确保每个人都能发挥其所长,又不至于过度劳累,让每个人感到心情的愉悦。 五、做好工作事项分配的平衡 作为全局性工作任务分配,要充分考虑各单位阶段性工作任务的多与少,各单位人员力量的承载程度等因素,做好重点任务的合理分解和部署。特别是要梳理好任务的轻重缓急,使各单位承担的任务相对均衡,必要使予以协调好力量的援助和支持,使工作量与人员配置之间搞好平衡,既能保证工作的有序推进,又能使各部门之间的工作量合理承载。 六、领导要求和员工期望的平衡 日常工作中,要准确理解和把握领导的意图和要求,又要认真倾听和反映员工的意见和期望,在处理具体问题时,兼顾好二者的情绪和合理性。比如,员工提高过高福利待遇的愿望,要准确把握相关的政策,既要实事求是地反映给领导,又要作好员工的解释和说服,提出具体可行的解决方案建议,使之找到最佳的结合点,让大家都满意。 综上所述,办公室主任犹如杠杆的支点,即使连接各方的纽带,又是托起各方利益的“支点”,时时处处都要发挥好“支点”的平衡作用,使相关人的相处中,相关事项的处理中,感受支点的“平衡”时,彰显自己的智慧和水平,赢得领导和同事的赞许和认同。实现自己的梦想和希望。

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