有效的利益相关者管理是成功项目交付的关键组成部分。因此，项目经理应花时间适当地参与和组织利益相关者群体，确保所有利益相关者就他们的个人影响力和责任达成共识。 利益相关者管理利益相关者管理是对与项目有利害关系（利益或影响）的人的期望进行管理的过程。这些人可以是客户或顾客等外部利益相关者，也可以是领导层和项目团队等内部利益相关者。通常情况下，对项目的成功最有发言权的利益相关者，是那些在项目中投入最多资金的人。因此，他们的影响力也更大。
管理利益相关者的好处如果不利益相关者进行一定管理，很容易就陷入内部冲突和客户不满之中。为此，项目经理需要有效的利益相关者管理策略，来达到以下目的：● 在项目规划阶段尽早获得支持，确保成功。● 在整个项目周期中满足利益相关者的期望，让每个人都满意，并保持积极性。● 防止内部利益冲突，减少项目风险，确保项目顺利进行。● 监控利益相关者的参与情况，确保每个人都能发挥其应有的作用。从一开始就明确利益相关者的角色和职责，可以提高项目在规定预算和时间内取得成功的几率。四个步骤，建立利益相关者管理流程清晰的沟通、建立信任以及清晰地了解与项目相关的所有事情，是利益相关者管理的三个关键。以此为核心，通过以下四个步骤，项目经理可以创建出可靠的利益相关者管理流程： 第 1 步：确定相关利益相关者首先要记下哪些人在流程中扮演着直接或间接的角色。这可能包括：● 投资者● 供应商● 领导层● 承包商● 客户● 项目团队成员理想情况下，可以将每个利益相关者列入三个板块类别：项目团队、客户和领导层，这样做可以轻松识别所有利益相关者。第 2 步：确定利益相关者的优先次序 并非所有利益相关者都具有相同的影响力。而且，不是每个人都愿意发表意见。这意味着，项目经理需要将最多的资源，投入到与项目利益最大的利益相关者身上。但要做到这一点，需要确定利益相关者的优先顺序：● 确定他们的影响力● 了解他们的动机和目标通常情况下，高层人员的影响力最大，客户也是如此。根据公司文化，最终用户或项目的目标客户也会有很大的影响力。第 3 步：使用 RACI 图表找出利益相关者的既得利益知道了谁是项目利益相关者以及他们的影响力有多大，那么就要确定与他们协调的紧密程度。责任、义务、咨询和知情（RACI）图有助于完成这一步的利益相关者分析：它以两个轴心为基础进行规划：权力和利益。以此为基础： ● 当利益相关者拥有重大权力和高利益时，对其进行密切管理● 当利益相关者拥有很大权力但利益较低时，让他们满意 ● 当利益相关者权力小、利益低时，定期对其进行监督● 当利益相关者权力小但利益重大时，让他们了解情况第 4 步：制定利益相关者参与计划在确定哪些利益相关者需要何种程度的参与后，创建一个利益相关者参与计划，概述如何与他们协调。例如，定期与关注度高、权力大的顾问举行会议，在整个流程生命周期中考虑到他们的建议。同样，对于希望随时了解情况的利益相关者，可以定期安排分享更新报告。向他们发送更新信息，并附上项目状态报告，分享达到的里程碑、预计的项目风险和问题，以及总体预算和进度等。至于要监控的利益相关者（这些可能是项目团队成员），请使用便于实时跟踪和协调的项目管理软件。这样，项目经理就可以在一个地方分配任务、跟踪预算和投入工作的小时数。例如，当使用实时交易型的项目管理软件8Manage PM来可视化和协调项目时，项目经理可以跟踪每位员工花在分配任务上的时间，还可以跟踪里程碑，快速了解项目进度。8Manage PM如何帮助利益相关者管理？项目管理软件可以通过组织项目、团队和利益相关者来简化利益相关者管理流程。以8Manage PM为例，看看优秀的项目管理软件如何帮助利益相关者管理。● 制定时间表8Manage PM提供的交互式甘特图允许向利益相关者提供时间表。此外，轻松的访问共享可以鼓励积极的协作并节省时间。 ● 分配工作没有执行的时间表将没有意义。尽管利益相关者不直接参与工作细节，但通过8Manage PM向他们提供查看权限，有助于避免混淆，让每个人都清楚自己的责任。● 监控进度8Manage PM的交互式仪表板可查看项目的关键指标，满足对项目进展感兴趣的利益相关者的需求。 ● 平衡工作量借助8Manage PM，管理者可以密切监控团队成员的工作量，并在必要时进行调整，防止他们过劳。● 共享报告8Manage PM支持多种可视化分析报表，使项目经理能够灵活地以易于理解的格式与利益相关者共享数据。● 实时预警风险8Manage PM不但能动态追踪项目结果，还能实时汇总所有相关的问题与风险，自动把预警信息发送给所有受影响的相关人员，因此适用于各种复杂的团队协作。从现在起更好地管理利益相关者有效的利益相关者管理并不复杂。最重要的是，要时刻关注所有开放项目和利益相关者的既得利益。8Manage PM项目管理软件可以帮助项目经理在一个地方管理项目、资源和能力，这些要素对于保持利益相关者的最新状态和满意度都至关重要。
