无纸化办公迎来效率大爆发?500人的企业每年不用纸节省200万

生活最新潮 2023-11-29 10:53:08

造纸,是我国古代的四大发明之一。

在纸发明之前,人们只能用竹简、羊皮、绸缎来记录,正是因为纸的出现,让文字的书写效率有了质的飞跃,大大加速了文化的传播与发展。

进入现代化社会之后,“用纸办公”却成了低效和高成本的代名词。

在传统办公场景中,大量纸张打印、复印、存档等工作,需要耗费大量时间和精力进行整理和管理;同时,由于纸质文件的限制,在文件审批和信息传达时,不可避免地会出现沟通时间长、运转效率低等情况。

据石墨文档测算,虽说一张A4纸的价值只有3分钱 ,但一家500人规模的企业,每年要付出的成本超过42万。事实上,办公中产生的纸张费用,只是显性成本,如果再加上纸质文件传递、查找以及企业内部协作过程的低效率,带来时间、还有对办公效率的影响,会有200多万元的隐性成本。

相比于纸的成本,企业的低效率运转,对公司带来的损失,无疑更大。

随着科技的迅猛发展,处理信息量大、速度快、无须固定办公地点、通过网络实现高效办公的“无纸化办公”,成为了企业降本增效、提升竞争力的重要途径之一。

电子公文、电子合同、电子档案、电子流程、无纸化招投标、协同办公系统……相比于纸质文件,电子文档不仅查找和管理更加方便,有效避免文件丢失或损坏,最重要的是,通过电子化管理,员工可以随时随地查看和办公,减少了往返公司处理文件的时间,甚至只需一台手机就能完成,彻底打破了时间和空间的限制,让办公效率获得了大幅提升。

智能办公的推广和普及,企业的文件存储更节省空间,文件检索更便捷,文件共享更安全,流程审批和管理更容易,与此同时,还能做到更节能和环保。这些相对于传统办公的优越性,正被越来越多企业所认识和重视。

办公智能化,一方面得益于办公软件进步,一方面是技术工具的推陈出新。

比如,安装了各种办公软件和专业化软件的电脑,借助电脑可以完成文字处理、表格制作、幻灯片制作、图像处理等诸多工作,因为电脑,工作也更加的精确和高效。

和电脑相比,手机虽然起步比较晚,但能量绝对不容小觑,推动着办公进入了移动时代。由于手机更具灵活性和便捷性,在无纸化办公中,发挥的空间越来越大。仅凭一台手机,就能完成考勤打卡、流程审批、工作报告、协调公文等诸多工作,让办公效率得以大幅提升。

虽说手机帮助职场人摆脱了固定工位,实现了随时随地工作的愿景,但在办公过程中也呈现出了一定的局限性。比如屏幕小,办公过程查阅文档时容易误触;兼容性差,打不开专业工具产生的文件;甚至与跨系统、跨设备协作时,进行数据传输和文件管理时,并不方便。

而最近,OPPO新推出折叠屏手机Find N3,不仅解决了上面的问题,而且直接将移动办公效率提升到了新的高度。

折叠屏由于屏幕尺寸比较大,在办公效率方面更具优势,而Find N3这次进一步将大屏的效果发挥到了极致,独创的“全景虚拟屏”功能,更是重新定义了大屏效果和交互体验——能同时全屏打开3个APP。

与其他大屏的交互体验不同的是,这3个APP没有缩小,而是主要显示其中一个,另外两个随时候场,只需要轻点边缘,就能快速完成切换。比如,用户可以在外出差旅时,同时进行地图导航、查看攻略、计算行程等操作。在不牺牲显示、操作体验的同时,大幅提高了屏幕的使用效率。

Find N3的“随身工作台”功能,则打破安卓系统与苹果iOS之间的生态壁垒,首次实现了安卓生态和“苹果全家桶”之间的互联互通。

不用接线,也无需安装任何应用,Find N3就与苹果设备跨系统进行文件传输、资料管理,甚至能在苹果电脑上直接访问手机数据。难怪有很多人评价,Find N3是苹果手机用户的“折叠屏最优选”。

还有“文件随心开”功能,不仅实现了安卓第一次可以查阅Keynote、Numbers、Pages等苹果格式的文件,而且完美兼容了CAD等40多种格式的专业文件,无需安装任何软件,就能直接点开进行预览查看,为折叠屏带来更强大的文件审阅能力。

也正是因为上述这些优势,Find N3开售没多久,就获得了大量有移动办公需要的新商务人群的欢迎。

深圳齐天云科技的CEO钟振威,非常喜欢它的多线程处理表格、审阅不同文件等能力;

金龙鱼的IT部门负责人阮忠友,对它能打开原本智能在电脑上打开CAD文件、带来全新功能体验的实力,同样是高度认可。

除了效率受到认可,Find N3凭借一颗国密二级认证的安全芯片,做到了最高等级的安全防护能力,更是受到了来自商务大佬们的肯定。

这其中,不仅有万科创始人王石、网易创始人丁磊、新浪微博CEO王高飞、知名媒体人许知远、新势资本合伙人穆楠、金融专家管清友等国内行业大佬,还有2019年入选了“福布斯30UNDER30”的Riki Kono Basmeleh,2022年入选了“新时代领袖”的Ida Swasti等国外商业精英。这些国内外商务大佬,都因为高度认可Find N3的安全性,先后成了该手机的首批用户。

其中最受大佬的认可的,应该是Find N3典藏版的“VIP 模式”。

在以往,大佬们参加重要会议都要把手机关机或者直接不带手机,现在只需要往上一推,就可以从传感器层面,一键禁用麦克风、摄像头和定位这些隐私权限,带来了比“飞行模式”更加靠谱的安全感。正是这份方便又到位的安全感,改变了多位大佬们的商务习惯。

对不少商务人士来说,海外出差或度假,可能是家常便饭。

考虑到这一点, Find N3在这方面也提供了便捷的海外服务。比如出国以后用户无需办理当地的实体SIM卡,通过“流量全球通”即可实现上网功能,而且还能自由选择多款流量包;同时,手机自带的Google套件服务,还支持一键安装国外本地应用,极大地方便了商务人士的出行。

除了安全和效率,Find N3在折叠屏影像能力等方向上的提升,还获得了国际最具人气的工业设计网站YANKO DESIGN的高度认可。

安卓和苹果系统的系统壁垒,突破了;

原本在电脑上才能打开的CAD,能在手机上打开了;

在打开视频会议的同时,还能同步完成操作通讯软件,多线操作越来越便捷……

工具的创造性进步,提升了协作效率,真正实现了“让信息高效流转”的时代需求。也正是因为新兴的互联网工具不断进步、层出不穷,改变了人与人之间、跟信息之间的关系,在无形中降低了企业的运行成本,不断推动工作的效率提升。

面向未来,随着人工智能、5G与云计算、虚拟现实与增强现实等科技技术的不断进步,将会有越来越多的日常任务和决策将被机器取代。可以预见的是:我们可以随时随地接入公司网络,完成工作无缝协同;相信到那时,工作效率还会进一步提升。

随着工具的日新月异,我们的工作环境和工作方式,会一直经历深刻而高效的变革。

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